BIP Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

ZASADY PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ROZSTRZYGNIĘCIA

INDYWIDUALNYCH SPRAW ORAZ SKARG I WNIOSKÓW

INTERESANTÓW

1.

1. Indywidualne sprawy interesantów rozpatrywane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego oraz w przepisach szczególnych.
2. Sprawy wniesione przez interesantów do Urzędu są ewidencjonowane w Dzienniku Korespondencji prowadzonym na Stanowisku ds. Kancelaryjnych oraz w spisach spraw na stanowiskach pracy.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe rozpatrywanie indywidualnych spraw interesantów ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

2.

1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
   • udzielania informacji niezbędnych do rozpatrzenia danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów prawnych,
   • rozstrzygnięcia sprawy niezwłocznie lub określenia terminu rozstrzygnięcia sprawy,
   • poinformowania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
2. Kontrolę w zakresie rozstrzygania indywidualnych spraw interesantów sprawują kierownicy referatów i Sekretarz.

3.

1. Skargi rozpatrują i rozstrzygają:
   • Rada, w sprawach dotyczących Burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
   • Burmistrz lub Zastępca Burmistrza, w sprawach objętych zakresem działania Gminy,
     z wyjątkiem kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
   • Burmistrz – w sprawach skarg na pracowników Urzędu,
   • Sekretarz, Skarbnik i kierownicy referatów w sprawach dotyczących działalności podlegających im komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują:

• Burmistrz lub Zastępca Burmistrza, w każdy poniedziałek, w godzinach od 10.00 do 14.00.
  W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym,
• Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy Referatów – codziennie w godzinach pracy Urzędu.

3. Obsługę interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, prowadzi pracownik zatrudniony na Stanowisku ds. Kancelaryjnych.
4. Dekretacji wpływających do Urzędu skarg, oprócz Burmistrza, mogą dokonywać:

• Zastępca Burmistrza,
• Sekretarz.

 4.

1. Skargi i wnioski złożone ustnie przyjmuje się do protokołu.
2. Skargi i wnioski wniesione do Urzędu:
   • ustnie do protokołu,
   • w formie pisemnej,

podlegają rejestracji w Głównym Rejestrze Skarg, prowadzonym na Stanowisku ds. Kancelaryjnych.

3. Kierownicy referatów mają obowiązek natychmiastowego zgłoszenia skarg, które wpłynęły do Urzędu z pominięciem referatu w celu zarejestrowania ich w Głównym Rejestrze Skarg, prowadzonym na Stanowisku ds. Kancelaryjnych.
4. Po zarejestrowaniu skargi w Głównym Rejestrze Skarg, przekazuje się ją do załatwienia do referatów lub na samodzielne stanowiska pracy, właściwe ze względu na przedmiot sprawy.
5. Jeżeli skarga wchodzi w zakres działania kilku referatów, Burmistrz wyznacza referat koordynujący do zbadania i załatwienia sprawy.

 5.

1. Odpowiedź na skargę lub wniosek powinna zawierać wyczerpujące wyjaśnienia istotnych okoliczności sprawy oraz ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów podnoszonych w skardze lub propozycji zawartych we wniosku, a także informacje o podjętych rozstrzygnięciach.
2. Odpowiedź na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz lub Zastępca Burmistrza, a w razie ich nieobecności Sekretarz.
3. Kierownicy referatów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, którym przekazano skargę lub wniosek do załatwienia, obowiązani są zawiadomić pracownika zatrudnionego na Stanowisku ds. Kancelaryjnych o sposobie załatwienia skargi, przekazując kopię odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

 6.

1. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozpatrzone
   i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni.
2. Inne skargi i wnioski, które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, powinny być załatwione w terminie jednego miesiąca od daty wpływu.

7.

1. Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie sprawuje Sekretarz.
2. O przypadkach stwierdzenia powtarzających się uchybień w zakresie załatwiania skarg, Sekretarz informuje Burmistrza, przedkładając stosowne wnioski.
3. W okresach rocznych Sekretarz przedstawia Burmistrzowi analizę z rozpatrywania i załatwiania skarg w Urzędzie.