BIP Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

Do podstawowych zadań Referatu Organizacyjnego należy obsługa Burmistrza, Rady, radnych, obsługa interesantów, zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu, obsługa prawna Urzędu i Rady Miejskiej, przeprowadzenie procedury zamówień publicznych dla Urzędu oraz prowadzenie kontroli w zakresie zamówień publicznych a w szczególności:

1. W zakresie obsługi Rady:

• przygotowywanie materiałów pod obrady Rady, zawiadamianie o zwołaniu Sesji, jej obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji jednostkom w nich wskazanym, a także organowi nadzoru oraz publikacja zgodnie z wymogami prawa,
• współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy o samorządzie gminnym, przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji, zawiadamianie o zwołaniu posiedzenia komisji, obsługa komisji, obsługa narad i zebrań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
• przekazywanie uchwał i innych postanowień Rady do realizacji i publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko – Mazurskiego,
• rejestrowanie porozumień zawartych przez Burmistrza z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i przekazywanie ich do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko- Mazurskiego,
• przekazywanie wniosków komisji i interpelacji radnych do realizacji Burmistrzowi oraz informowanie radnych o ich realizacji,
• sporządzanie informacji o działalności Rady i komisji, przygotowywanie informacji o realizacji uchwał Rady,
• prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji, wniosków i zapytań składanych przez radnych, rejestru wniosków komisji,
• prowadzenie rejestru wniosków mieszkańców składanych radnym podczas dyżurów radnych,
• prowadzenie ewidencji zarządzeń i decyzji Burmistrza,
• koordynacja prac w zakresie przygotowania projektów uchwał i sposobu ich wykonania,
• zapewnienie obsługi przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych i innych spraw wynikających z ustaw i przepisów szczególnych.

2. Realizowanie obowiązków w zakresie gospodarki majątkiem Urzędu.
3. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.
4. Dokonywanie zakupów wyposażenia, materiałów biurowych i środków czystości na potrzeby Urzędu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
5. Prowadzenie spraw kadrowych:

• gospodarka etatami i funduszem płac,
• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego oraz przygotowywanie dokumentacji do czynności Burmistrza wobec dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy w sprawach z zakresu prawa pracy,
• prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników oraz spraw związanych z praktykami studenckimi i uczniowskimi,
• kontrola przestrzegania dyscypliny pracy i porządku pracy oraz przygotowywanie materiałów do przeprowadzenia postępowania dyscyplinarnego wobec pracowników Urzędu,
• prowadzenie spraw dotyczących dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
• organizowanie szkoleń i udzielanie skierowań w celu dokształcania pracowników Urzędu.

6. Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
7. Prowadzenie archiwum zakładowego:

• przyjmowanie dokumentów z komórek organizacyjnych Urzędu, ich przechowywanie i udostępnianie,
• ścisła współpraca z Archiwum Państwowym w Suwałkach w zakresie uzgodnień dotyczących przechowywania, brakowania i przekazywania dokumentów.

8. Prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, w tym:

• nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
• prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania, wdrażanie programów komputerowych na stanowiskach pracy,
• wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie,
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

      9. Sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem wyposażenia Urzędu.

10. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem samochodu służbowego na potrzeby Urzędu:
    • prowadzenie rozliczania kosztów drogowych,
    • rozliczanie paliwa,
    • zlecanie przeglądów technicznych,
    • zlecanie przejazdów służbowych.
11. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem pomieszczeń zajmowanych przez Urząd Miejski w budynku administracyjnym przy ul. Pl. A. Mickiewicza 25 i 23 oraz Sikorskiego 21a w tym:

• opracowywanie planu remontów bieżących i kapitalnych pomieszczeń zajmowanych przez Urząd we współpracy z kierownikiem Referatu GKMiN,
• sporządzanie wniosków o zabezpieczenie środków finansowych w budżecie Gminy na utrzymanie pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
• nadzór nad prawidłowością ponoszenia należnych kosztów z tytułu zarządzania budynkiem administracyjnym,
• wnioskowanie o ubezpieczenie wyposażenia i pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
• uczestniczenie w przeglądach technicznych budynków i w innych czynnościach spoczywających na właścicielu, a wynikających z prawa budowlanego i wydanych do niego rozporządzeń,
• zapewnienie właściwego stanu sanitarno – porządkowego pomieszczeń w budynkach Urzędu oraz przeznaczonych do wspólnego użytku i przynależnego otoczenia budynków, w świetle przepisów o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.

12. W zakresie zamówień publicznych:

• opracowanie zbiorczego planu zamówień publicznych w oparciu o informację kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
• przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dla dostaw i usług oraz robót budowlanych powyżej 30 000 euro, w tym opracowywanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień:
  1. w oparciu o zakres zamówienia i kryterium oceny ofert podanych przez kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
  2. wydawanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień dla zgłaszających zainteresowanie ogłoszonym postępowaniem,
  3. sporządzanie dokumentacji i protokołów postępowania,
  4. występowanie z wnioskami do Burmistrza o dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej i zatwierdzenie wyników postępowania,
  5. udostępnianie do wglądu uczestnikom postępowania części jawnych składanych ofert,
  6. przechowywanie złożonych ofert w trakcie postępowania, a po postępowaniu zabezpieczenie ich przechowania przez okres 4 lat,
• przygotowywanie dokumentów informujących uczestników postępowań o ich wyniku,
• przekazywanie informacji do referatów i na samodzielne stanowiska pracy dysponujących środkami finansowymi o najbliższym z możliwych terminie zawarcia umowy z wykonawcą zamówienia,
• prowadzenie procedury odwoławczej związanej z zamówieniami publicznymi,
• prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych powyżej 30000 euro, udzielanych w Urzędzie,
• aktualizowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych,
• udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w stosowaniu i interpretacji ustawy Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy.

13.Do zakresu działania Stanowiska ds. Kancelaryjnych należą:

• obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
• przekazywanie zaleceń Burmistrza komórkom organizacyjnym Urzędu,
• organizowanie przyjęć interesantów przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
• przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji zgodnie z dekretacją, obsługa poczty
  elektronicznej i skrzynki pocztowej,
• prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
• prowadzenie Głównego Rejestru Skarg.
• prowadzenie Głównego Rejestru Zaświadczeń.
• prowadzenie Książki Kontroli Zewnętrznych,
• prowadzenie Rejestru Petycji,
• zapewnienie sprawnej obsługi klientów.
  

14. Do zakresu działania Punktu Obsługi Interesantów należą:
    • informowanie interesantów o możliwości i sposobie załatwienia spraw w komórkach organizacyjnych Urzędu,
    • udzielanie informacji o zakresie działania gminnych jednostek organizacyjnych oraz rodzaju spraw załatwianych w tych jednostkach,
    • przyjmowanie uwag, skarg i opinii na temat funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, pracowników, a także jednostek organizacyjnych Gminy,

 

15. Do zakresu działania kontroli zarządczej należy kontrola finansowa w komórkach organizacyjnych Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy, związana z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Kontrola finansowa jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:

• przeprowadzanie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
• badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
• prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2
• prowadzenie kontroli wynikających z ustaw oraz planu kontroli, 

 

16. Nadzór i współpraca z Organizacjami Pozarządowymi