BIP Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

      Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t.Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) nadaję:
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Białej Piskiej


Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Białej Piskiej zwanym dalej Regulaminem, określa:
1)zasady sprawowania funkcji kierowniczych Burmistrza, Zastępcy Burmistrza,
Sekretarza i Skarbnika Gminy,
2)organizację wewnętrzną Urzędu,
3)podział zadań pomiędzy Referatami,
4)zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków interesantów,
5)zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał, materiałów na
sesję Rady Miejskiej, realizacji uchwał oraz wydawania zarządzeń Burmistrza
Miasta i Gminy Biała Piska,
6)kontrole wewnętrzne i zewnętrzne,
7)obieg korespondencji,
8)zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)Radzie i jej organach- rozumie się przez to Radę Miejską w Białej Piskiej,
2)Radnym – rozumie się przez to radnego Rady Miejskiej w Białej Piskiej,
3)Burmistrzu-rozumie się przez to Burmistrza Miasta i Gminy Biała Piska,
4)Zastępcy- rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Biała
Piska,
5)Sekretarzu- rozumie się przez to Sekretarza Gminy Biała Piska,
6)Skarbniku –rozumie się przez to Skarbnika Gminy Biała Piska,
7)Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miasta i Gminy w Białej Piskiej,
8)ustawie samorządowej- rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990r.
o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591
z późn. zm.),
9)pracownikach samorządowych- rozumie się przez to pracowników
zatrudnionych w Urzędzie Miasta i Gminy w Białej Piskiej,
których status określa ustawa z dnia 22 marca 1990r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.
1591 z późn. zm.),
10)Statucie – rozumie się przez to Statut Miasta i Gminy Biała Piska uchwalony
Uchwałą Nr V(27)2003 Rady Miejskiej w Białej Piskiej z dnia
24 lutego 2003r.,
11)Kierowniku-rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Miasta
i Gminy, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz Kierownika
Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym.

§ 3
Siedziba Urzędu mieści się przy ul. Plac Adama Mickiewicza 25, 12-230 Biała Piska.
§ 4
Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz Miasta
i Gminy Biała Piska, jako organ wykonawczy, wykonuje swoje zadania.

§ 5
Urząd realizuje swoje zadania :
1)własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,
2)z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na
mocy obowiązujących ustaw,
3)z zakresu administracji rządowej - powierzone Gminie na podstawie
porozumienia zawartego między gminą a organem administracji rządowej,
4)publiczne, powierzone Gminie w drodze porozumienia komunalnego.

Rozdział II

ZASADY SPRAWOWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH BURMISTRZA,
ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY

§ 6
1.Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym
pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2.Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy, Sekretarza
i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za
realizację swoich zadań,
3.Do zadań Burmistrza należy przede wszystkim:
1)wykonywanie budżetu,
2)gospodarowanie mieniem komunalnym,
3)przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej,
4)określenie sposobu wykonywania uchwał,
5)wydawanie zarządzeń,
6)zatrudnienie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
7)wykonywanie zadań zleconych,
8)sprawowanie funkcji terenowego organu obrony cywilnej.
4.Burmistrz wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji
publicznej.
5.Burmistrz może upoważnić swojego Zastępcę, Sekretarza, Skarbnika lub
pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji
administracyjnych z zakresu administracji publicznej,
6.Burmistrz zapewnia przestrzeganie prawa przez wszystkie komórki
organizacyjne Urzędu oraz przez jego pracowników,
7.Burmistrz pełni merytoryczny nadzór nad referatami Urzędu,
8.Burmistrz udziela informacji środkom masowego przekazu o prowadzonej
polityce miasta i gminy.

§ 7
1.Zastępca Burmistrza realizuje zadania powierzone mu przez Burmistrza.
2.Zastępca Burmistrza wykonuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność
Burmistrza.
3.Pod bezpośrednim nadzorem Zastępcy Burmistrza pozostają zadania
z zakresu :
1)kultury i oświaty, w tym szkoły, przedszkole i gimnazja,
2)kultury fizycznej, sportu i rekreacji,
3)zdrowia i opieki społecznej, w tym zadania z zakresu dodatków
mieszkaniowych,
4)gospodarki komunalnej i mieszkaniowej,
5)ochrony przeciwpowodziowej,
6)drogownictwa,
7)cmentarzy komunalnych i wojskowych,
8)handlu i usług, w tym drobna wytwórczość i targowiska,
9)zieleni gminnej i zadrzewień, w tym estetyka miasta i gminy,
10)funkcjonowanie służb komunalnych w zakresie zaopatrzenia w wodę,
odprowadzania ścieków komunalnych, zaopatrzenia w energię cieplną,
utrzymania czystości oraz stanu sanitarnego, usuwania odpadów
komunalnych,
11)organizacja ruchu drogowego,
12)oświetlenie miasta i gminy,
13)bezpieczeństwo, porządek w mieście i gminie,
14)bezrobocia i roboty publiczne.

§ 8
1.Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2.Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1)sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem
wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności
kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2)nadzorowanie przestrzegania przepisów proceduralnych przy załatwianiu
spraw w trybie postępowania administracyjnego i skargowego oraz
wniosków i zapytań radnych,
3)organizowanie działalności kontrolnej w Urzędzie,
4)koordynowanie zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy,
5)organizowanie i koordynowanie prac związanych z przygotowaniem
i przeprowadzeniem wyborów powszechnych oraz referendów,
6)nadzór nad obsługą petentów i załatwianiem indywidualnych spraw
mieszkańców,
7)prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Burmistrza,
8)sprawowanie nadzoru nad przyjmowaniem i załatwianiem spraw
mieszkańców,
9)utrzymywanie bieżących kontaktów z jednostkami, instytucjami
i stowarzyszeniami działającymi na terenie miasta i gminy,
10)nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych, gospodarką etatami,
sprawami osobowymi kierowników jednostek organizacyjnych,
11)zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego
i obwieszczeń na terenie miasta i gminy.
3.Pod bezpośrednim nadzorem Sekretarza pozostają komórki organizacyjne
Urzędu:
1)Referat Organizacyjny,
2)Referat Spraw Obywatelskich,
3)Urząd Stanu Cywilnego.

§ 9
Do obowiązków Skarbnika należy w szczególności:
1)pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu Miasta i Gminy Biała Piska,
2)kierowanie Referatem Finansowym Urzędu, wykonywania funkcji
zwierzchnika służbowego wobec bezpośrednio podległych mu pracowników,
3)opracowanie projektu budżetu,
4)sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
5)dokonywanie analiz budżetu i bieżące informowanie Burmistrza o jego
realizacji,
6)kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie
zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innym osobom do
dokonywania kontrasygnaty,
7)czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
8)wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa,
wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza,
9)prowadzenie kontroli finansowej gminnych jednostek organizacyjnych.


ROZDZIAŁ III
ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU

§ 10
1.W skład struktury Urzędu wchodzą następujące komórki:
1).Referat Organizacyjny Or.
2).Referat Finansowy Fn.
3).Referat Spraw Obywatelskich SO.
4).Referat Rolnictwa Rl.
5).Referat Techniczno-Inwestycyjny i Ochrony Środowiska TIOŚ
6).Urząd Stanu Cywilnego USC

2.W skład Urzędu wchodzą następujące stanowiska pracy i referaty, które
przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:
1/REFERAT ORGANIZACYJNY – Or.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska pracy:
1)obsługi kancelarii Burmistrza,
2)obsługi prawnej,
3)archiwum, organizacji i funkcjonowania Urzędu,
4)sprawozdawczość, płace, kadry, ubezpieczenia pracowników,
5)ds. obsługi organów Rady Miejskiej,
6)ogólno-gospodarczych,
7)dwuosobowe stanowisko woźnych,

2/REFERAT FINANSOWY –Fn.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
1)dwuosobowe stanowisko księgowości budżetowej,
2)dwuosobowe stanowisko wymiaru podatków i opłat,
3)jednoosobowe stanowisko księgowości podatkowej,
4)obsługi podatku vat.

3/REFERAT SPRAW OBYWATELSKICH- SO.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
1)Urząd Stanu Cywilnego i dowodów tożsamości,
2)ewidencji ludności,
3)obronnych, wojskowych, specjalnych ,działalności gospodarczej, informacji
niejawnych.

4/REFERAT ROLNICTWA –Rl.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
1)gospodarki ziemią,
2)dzierżaw zasobów komunalnych,
3)gospodarki rolnej i leśnej,
4)rolnictwa, spraw ochrony przeciwpożarowej,

5/REFERAT TECHNICZNO - INWESTYCYJNY i OCHRONY
ŚRODOWISKA – TIOŚ
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
1)gospodarki komunalnej i mieszkaniowej,
2)budownictwa i ochrony środowiska,
3)dróg i mostów,
4)nadzoru nad zielenią miejską, robotami publicznymi , skazańcami,
5)dodatków mieszkaniowych,
6)programów pomocowych z Unii Europejskiej, zamówień publicznych
7)integracji europejskiej.

6/Kierownik Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem
Alkoholowym

2. Na czele referatów stoją kierownicy.


§ 11
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1.Zastępcy Burmistrza,
2.Sekretarz Gminy – Kierownik Referatu Organizacyjnego,
3.Skarbnik Gminy - Kierownik Referatu Finansowego,
4.Kierownik Referatu Rolnictwa,
5.Kierownik Referatu Techniczno-Inwestycyjnego i Ochrony Środowiska
6.Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – Kierownik Referatu Spraw
Obywatelskich
7.Kierownik Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym.

§ 12
1.Do wspólnych działań Kierowników należy:
1)współdziałanie z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu
w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji,
2)kierowanie referatem w sposób zapewniający optymalną realizację jego
zadań,
3)opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia sprawozdań i analiz
dotyczących działalności kierowanej komórki,
4)udzielanie pracownikom instruktażu oraz pełnienie nadzoru nad właściwym
wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych,
5)egzekwowanie przestrzegania przez pracowników Regulaminu Pracy
i obowiązujących przepisów,
6)stosowanie racjonalnych form i metod pracy oraz dążenie do zapewnienia
właściwej atmosfery współżycia w kierowanych zespołach pracowniczych,
7)przedkładanie przełożonym informacji i wniosków nowych inicjatyw,
8)opracowywanie wniosków w sprawach osobowych, projektów zakresów
czynności oraz tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji
pracowników i doskonalenia ich pracy,
9)zwalczanie nadużyć, przestrzeganie zasad ochrony mienia, ochrony
przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
10)zapewnienie przestrzegania tajemnicy służbowej, państwowej i skarbowej,
11)przedkładanie projektów uchwał i zarządzeń Burmistrzowi Miasta i Gminy.

2.Kierownicy są odpowiedzialni za działalność komórek, którymi kierują
a w szczególności za:
1)pełne, terminowe i prawidłowe wykonywanie ustalonych zadań,
2)prawidłowość oraz celowość podejmowanych decyzji i podpisywania
dokumentów,
3)racjonalne gospodarowanie środkami,
4)inicjowanie nowych technologii i organizacji pracy,
5)zapewnianie zespołom pracowniczym odpowiednich warunków pracy.
3.Przekazywanie przez Kierownika części uprawnień i obowiązków nie
zwalnia go od odpowiedzialności za nadzór nad pracą osoby przejmującej te
uprawnienia i obowiązki.
4.Kierownicy mają obowiązek zapoznania pracowników ze Statutem,
niniejszym Regulaminem Organizacyjnym i Regulaminem Pracy.
5.Udzielanie informacji przedstawicielom środków masowego przekazu
w zakresie bieżącego funkcjonowania swojego referatu.

§ 13
1.Pracownicy wykonują zadania ustalone w zakresach czynności.
2.Podstawowe zadania i obowiązki pracowników określa Regulamin Pracy
Urzędu Miasta i Gminy w Białej Piskiej.




ROZDZIAŁ IV
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI

§ 14
Do wspólnych zadań Referatów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów Gminy,
a w szczególności:
1)prowadzenie postępowań administracyjnych, przygotowywanie materiałów
oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań
wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2)pomoc Radzie, jednostkom organizacyjnym Gminy w wykonywaniu ich
zadań,
3)współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych
do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4)przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji
o realizacji zadań,
5)przechowywanie akt,
6)stosowanie obowiązującego rzeczowego wykazu akt,
7)stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
8)wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

§ 15
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1.prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego,
2.zapewnienie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu:
a)zapewnienie obsługi interesantów w Urzędzie,
b)nadzór nad zabezpieczeniem mienia Urzędu,
c)prowadzenie archiwum zakładowego,
d)obsługa centrali telefonicznej, faksu, internetu,
e)przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
f)nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków
i listów,
g)gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,
h)planowanie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku
Urzędu,
i)prenumerata fachowych czasopism i dzienników urzędowych.
j)potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem.
3.obsługa Rady:
a)przygotowywanie materiałów pod obrady, powiadamianie o zwoływaniu
sesji, komisji Rady i ich obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji,
b)współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy
o samorządzie gminnym, m.in. utrzymywanie więzi radnych z wyborcami,
c)przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji Rady,
d)sporządzanie informacji o działalności Rady i jej organów,
e)prowadzenie dokumentacji Rady.
4.obsługa Burmistrza Miasta i Gminy:
a)przygotowywanie materiałów i obsługa interesantów,
b)obsługa Sekretariatu Burmistrza i Zastępcy,
c)koordynacja prac w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń
i sposobu ich wykonywania,
d)prowadzenie dokumentacji pracy Burmistrza Miasta i Gminy.
5.prowadzenie spraw kadrowych i działalności socjalnej:
a)prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników
jednostek organizacyjnych, dla których Burmistrz jest organem
założycielskim
b)kontrola dyscypliny pracy oraz innych zagadnień w ramach kontroli
wewnętrznej,
c)przygotowanej materiałów do przeprowadzenia postępowania
dyscyplinarnego wobec pracowników Urzędu,
6.obsługa techniczna Urzędu:
a)zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach budynku Urzędu
i wokół niego,
b)zapewnienie stałego dozoru budynku, dyżurów w czasie trwania prac Rady,
komisji i innych organów, po godzinach urzędowania,
c)rozliczanie kart drogowych kierowcy,
d)utrzymywanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu
Urzędu,
e) zapewnienie prawidłowości warunków pracy, bhp i ppoż,
f) stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie Miasta
i Gminy oraz na terenie miasta,
g)prowadzenie punktu informacji Urzędu,
7.prowadzenie zakupów, ich dokumentacji w myśl ustawy o zamówieniach
publicznych ,
8.opracowywanie projektów w zakresie zmian struktury organizacyjnej
i regulaminów wewnętrznych,
9.nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
10.szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
11.prowadzenie spraw związanych z postępowaniem cywilnym i karnym,
a zwłaszcza:
a)wydawanie wniosków o udostępnienie danych osobowych,
b)przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie orzeczeń o ustanowieniu
kuratora,
c)udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji z majątku,
d)przyjmowanie obwieszczeń.
12.organizacja przygotowań i przeprowadzenie wyborów:
a)do Sejmu i Senatu, na Prezydenta RP,
b)samorządowych i uzupełniających,
c)do innych organów w ramach upoważnień ustawowych,
d)zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu
konsultacji społecznych i referendum.
13.prowadzenie zadań z zakresu komputeryzacji Urzędu:
a)organizowanie kierunków rozwoju komputeryzacji Urzędu Miasta i Gminy,
b)nadzorowanie i wdrożenie nowych systemów informatycznych,
c)dokonywanie oceny funkcjonowania systemów informatycznych
i występowanie z wnioskami na temat ich usprawnienia,
d)współpraca z Urzędem Wojewódzkim (Wojewódzki Inspektor
ds. Informatyki) na temat kompatybilności informatyzacji danych
Ewidencji Ludności,
e)zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu komputerowego
i systemów informatycznych,
14.obsługa prawna, a w szczególności:
Wykonywanie obsługi prawnej Urzędu w zakresie określonym ustawą z dnia
6 lipca 1982r. o radcach prawnych, a w szczególności:
a)opiniowanie aktów prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał kierowanych
pod obrady Rady,
b)doradztwo prawne,
c)prowadzenie zastępstwa procesowego,
d)informowanie pracowników o bieżących zmianach przepisów prawa
w zakresie dotyczącym działań poszczególnych komórek organizacyjnych
Urzędu.

§ 16
Do zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:
1.przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy
oraz podjęcia uchwały,
2.udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy,
3.zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4.uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów
budżetu Gminy,
5.przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków
z zakresu sprawozdawczości budżetowej,
6.sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych
jednostek organizacyjnych,
7.prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8.prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9.rozliczanie inwestycji,
10.dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku
finansowego,
11.przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12.dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych,
13.prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków, opłat
lokalnych oraz innych należności przypadających Miastu i Gminie,
a w szczególności:
a)prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
b)przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
c)przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,
d)gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze
stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych
organowi podatkowemu,
e)podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej
świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
f)prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
g)przygotowywanie danych do projektów aktów administracyjnych
dotyczących podatków i opłat,
14.opracowywanie projektów decyzji w sprawie zwolnień, ulg i odroczeń
w podatkach i opłatach lokalnych oraz umorzeń i rozłożenia na raty
zobowiązań podatkowych i innych należności,
15.wydawanie decyzji i zaświadczeń o wysokości zobowiązań podatkowych,
16.prowadzenie operacji finansowych zadań zleconych przez administrację
rządową i ewidencji z tym związanej.
17.kontrola jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy oraz innych podmiotów
wykonujących zadania ze środków budżetu Gminy w zakresie:
a)rzetelności zapisów księgowych,
b)legalności zobowiązań finansowych,
c)sposobu wykorzystania majątku będącego w dyspozycji jednostek,
d)oceny poziomu świadczonych usług, struktury organizacyjnej, gospodaro-
wania materiałami i energią,
e)prawidłowości decyzji dotyczących zakupu, sprzedaży i likwidacji środków
trwałych,
f)sposobu dokonywania zakupów i usług oraz prawidłowości realizacji
ustawy o zamówieniach publicznych.
18.pobieranie oświadczeń od właścicieli gospodarstw rolnych potwierdzających
osobiste prowadzenie gospodarstwa rolnego,
19.wydawanie zaświadczeń właścicielom gospodarstw rolnych o prowadzeniu
gospodarstwa rolnego w zakresie produkcji roślinnej i zwierzęcej, a także
podejmowania decyzji dotyczących prowadzenia działalności rolniczej
w gospodarstwie,
20.prowadzenie rejestrów wydanych zaświadczeń potwierdzających osobiste
prowadzenie gospodarstwa rolnego




§ 17
Do zadań Referatu Techniczno-Inwestycyjnego i Ochrony Środowiska należy:
1.w zakresie spraw lokalowych:
1)prowadzenie gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi,
2)wynajmowanie lokali mieszkalnych i socjalnych,
3)przyznawanie lokali mieszkalnych i socjalnych,
4)nawiązywanie i rozwiązywanie umów najmu lokali mieszkalnych
i użytkowych,
5)realizowanie zadań związanych z wypłatami dodatków mieszkaniowych,
6)ustalanie propozycji wysokości stawek czynszów i opłat za lokale
i nieruchomości budowlane,
7)przyjmowanie zakładowych budynków mieszkalnych i nawiązywanie umów
na zasadzie lokali komunalnych,
8)sprawowanie nadzoru merytorycznego nad funkcjonowaniem zarządców
nieruchomościami komunalnymi lub z udziałem własności miasta,
2.w zakresie spraw komunalnych
1)zapewnienie sprawnego funkcjonowania oraz rozbudowy urządzeń
komunalnych,
2)organizowanie usług w zakresie:
a)utrzymywania prawidłowego stanu sanitarnego, czystości i porządków
w mieście i gminie,
b)oświetlenia ulicznego, utrzymywania zieleni,
c)bieżącej eksploatacji kanalizacji deszczowej,
d)prowadzenia targowiska miejskiego,
e)opieki nad bezdomnymi psami
3)przygotowywanie i nadzorowanie umów na roboty zlecone przez referat,
4)udział w robotach, kontrola faktur, rachunków, przygotowywanie
dokumentów rozliczeniowych dla Referatu Finansowego,
5)prowadzenie rejestru wydatkowania środków przeznaczonych na gospodarkę
komunalną,
6)prowadzenie spraw związanych z lokowaniem reklam, tablic informacyjnych
na terenie miasta i gminy,
7)organizowanie opieki nad cmentarzami zabytkowymi,
8)sprawowanie nadzoru merytorycznego nad funkcjonowaniem cmentarzy
komunalnych, składowisk odpadów,
9)prowadzenie spraw związanych z numeracją porządkową nieruchomości,
nazewnictwem ulic i nazw obiektów fizjograficznych,
3.w zakresie ochrony środowiska
1)orzekanie w sprawach wynikających z prawa wodnego w zakresie
zanieczyszczania wody i ziemi,
2)wykonywanie zadań z zakresu ochrony przyrody, w tym:
a)wydawanie decyzji o usunięcie drzew,
b)utrzymywanie stanu sanitarnego drzewostanu w mieście i gminie,
c)inspirowanie działań na rzecz obrony rzadkich gatunków roślin
występujących na terenie miasta i gminy,
3)promocja rozwoju zrównoważonego, edukacja ekologiczna, współdziałanie
z innymi podmiotami w zakresie ekologii,
4)opiniowanie wniosków w zakresie warunków zabudowy,
5)postępowania w zakresie ochrony środowiska przed zanieczyszczeniami
ziemi, powietrza i wód, ochrona przed hałasem i wibracjami,
6)ochrona środowiska przed nadzwyczajnymi zagrożeniami (awarie,
katastrofy),
7)opracowywanie wniosków o pożyczki i dotacje z WFOŚ, realizacja zadań
wynikających z umów o pomoc finansową oraz rozliczeniem wydatków,
8)obsługa GFOŚ, inspirowanie działań finansowych z funduszu,
9)prowadzenie innych spraw powierzonych Burmistrzowi, wynikających
z ustawy o ochronie środowiska i ochronie przyrody,
10)wydawanie decyzji w sprawie sposobu postępowania z odpadami innymi
niż niebezpieczne, wytworzonymi w ilości od jednej tony do jednego
tysiąca ton rocznie,
11)opracowywanie projektów programów ochrony środowiska w gminie.
4.w zakresie ochrony zabytków
1)prowadzenie spraw związanych z ochroną zabytków i dóbr kultury,
2)współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie
zabezpieczenia użytkowania obiektów zabytkowych,
5.w zakresie inwestycji i rozwoju lokalnego
1)zbieranie i gromadzenie danych o potrzebach miasta i gminy w zakresie
rozbudowy oraz modernizacji infrastruktury technicznej miasta i gminy,
w oparciu o:
a)plan ogólny zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy oraz plany
szczegółowe,
b)wniosków mieszkańców i propozycje radnych,
c)potrzeby zgłaszane przez referaty Urzędu,
2)opracowanie wykazów potrzeb inwestycyjnych miasta i gminy pod
względem rzeczowym i finansowym, na etapie tworzenia przez Radę planów
na poszczególne lata,
3)opracowywanie wniosków o dotacje i pożyczki na realizację zadań
inwestycyjnych miasta i gminy,
4)przedstawianie propozycji odnośnie formy do realizacji inwestycji,
5)przygotowywanie inwestycji pod względem dokumentacyjnym,
a w szczególności:
a)zlecanie i odbiór nowych dokumentacji,
b)aktualizacja dokumentacji posiadanych,
c)uzyskiwanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu oraz
pozwoleń na budowę,
6.organizowanie i koordynowanie realizacji inwestycji, sporządzanie
dokumentacji przetargowych i specyfikacji istotnych warunków
zamówienia,
1)ocenianie projektów umów, uczestniczenie w negocjacjach warunków
umownych inwestycji,
2)przygotowywanie nadzoru inwestycyjnego, a w razie potrzeby autorskiego,
3)przekazywanie placu budowy,
4)kontrolowanie realizacji inwestycji i informowanie Burmistrza
o przewidywanych zmianach odbiorów końcowych,
5)dokonywanie końcowego rozliczenia przedmiotu umowy,
6)egzekwowanie uprawnienia z tytułu gwarancji i rękojmi,
7)opracowywanie informacji i sprawozdań z zakresu realizowanych inwestycji,
8)zabezpieczanie realizacji dostaw inwestorskich,
9)gromadzenie danych o przewidywanych pracach inwestycyjnych związanych
z uzbrajaniem terenów przez zakłady branżowe,
10)uczestniczenie w odbiorach końcowych inwestycji realizowanych przez
spółki komunalne,
7.opracowywanie analiz sytuacji gospodarczej miasta oraz programów
gospodarczych,
8.prowadzenie działalności na rzecz rozwoju inicjatyw gospodarczych,
9.zbieranie i udzielanie informacji o gospodarce w mieście,
10przeprowadzenie badań i gromadzenie szczegółowych informacji dla
potrzeb Referatu i Urzędu,
11.z zakresu architektury i urbanistyki należy:
1)przygotowywanie materiałów do studium i kierunków zagospodarowania
przestrzennego miasta i gminy,
2)przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzenia projektów
planów zagospodarowania przestrzennego,
3)koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami projektu planu
oraz wprowadzeniem zadań rządowych do miejscowych planów
zagospodarowania przestrzennego,
4)przechowywanie planu przestrzennego oraz wydawanie jego odpisów
i wyrysów,
5)wprowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania
przestrzennego,
6)ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym miasta i gminy,
przygotowywanie wniosków oraz analiza wniosków w sprawach
sporządzania lub zmiany zagospodarowania przestrzennego,
7)prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy
i zagospodarowania terenu,
8)rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych
przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności
z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,
9)współdziałanie z Powiatowym i Wojewódzkim Wydziałem Gospodarki
Lokalowej, Komunalnej i Ochrony Środowiska w zakresie zagadnień ekologii
ustalanych decyzjami o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
10)wdrażanie programów operacyjnych i pomocowych dla Polski.
12.spółki komunalne:
1)sprawy związane z funkcjonowaniem spółek, których udziałowcem jest
Miasto i Gmina Biała Piska,
2)nadzór nad majątkiem Miasta i Gminy wniesionym do spółek lub oddanym
im w dzierżawę.
13.w zakresie integracji europejskiej
1)współpraca z instytucjami zajmującymi się integracją i informacją
europejską,
2)informowanie o możliwościach współpracy z podmiotami funkcjonującymi
na terenie Miasta i Gminy,
3)opracowywanie analiz sytuacji gospodarczej Miasta i Gminy oraz
programów pomocowych .
§ 18
Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należy:
1.realizowanie zadań zleconych przez administrację rządową z zakresu:
a)prowadzenia ewidencji ludności,
b)wydawania poświadczeń zamieszkania i innych zaświadczeń z zakresu
ewidencji ludności,
c)współdziałanie z Rządowym Centrum Informatycznym PESEL
d)udzielanie informacji adresowych,
e)sporządzanie wykazów mieszkańców miasta i gminy dla potrzeb organów
podatkowych, placówek oświatowych, rejestracji przedpoborowych,
f)sporządzanie wykazów zgonów dla potrzeb organów podatkowych,
g)prowadzenie spraw związanych z wojskowym obowiązkiem
meldunkowym,
h)prowadzenie stałego i dodatkowego rejestru wyborców,
i)wydawanie decyzji w sprawach wpisu do rejestru wyborców,
j)sporządzanie spisów wyborców.
2.w zakresie dokumentów stwierdzających tożsamość
a)wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
b)wydawanie zaświadczeń o zgłoszeniu utraty dokumentu stwierdzającego
tożsamość lub o złożeniu dokumentu do wymiany,
c)udzielanie informacji o wydanych dokumentach stwierdzających tożsamość,
d)współdziałanie z Rządowym Centrum Informatycznym PESEL oraz
z Policją,

3.w zakresie prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej:
a)prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej,
b)wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
oraz o zmianach wpisu,
c)wydawanie decyzji o odmowie wpisu i wykreślenia z ewidencji,
d)udzielanie informacji z rejestru ewidencji działalności gospodarczej,
e)współdziałanie z organami podatkowymi ubezpieczeń społecznych i innymi
organami odnośnie powstałych podmiotów gospodarczych oraz zmian
w strukturze ewidencji działalności gospodarczej.
4.w zakresie ochrony zdrowia, a w szczególności z zakresu realizacji ustawy
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:
a)wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
b)przygotowywanie projektów uchwał w sprawie określenia liczby punktów
sprzedaży napojów alkoholowych, określenia zasad usytuowania miejsc
sprzedaży napojów alkoholowych i warunków ich sprzedaży,
c)sprawowanie kontroli i przestrzeganie zasad obrotu napojami alkoholowymi,
d)współdziałanie z pracownikiem ds.przeciwdziałania alkoholizowi w celu
zwalczania zjawisk patologii społecznej, ustalania wysokości opłat na
zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
5.w zakresie spraw związanych z wykonywaniem krajowego, drogowego
przewozu osób:
1)cofnięcie, zmiana lub stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia na:
a)przewozy nieregularne obejmujące swoim zasięgiem obszar miasta
i gminy,
2)cofnięcie, zmiana lub stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia na:
a)przewóz osób taksówką na obszarze miasta i gminy,
b)przewóz osób taksówką na obszarze sąsiednich gmin po uprzednim
zawarciu porozumienia wszystkich mieszczących się na terenie tego
obszaru,
3)kontrola działalności gospodarczej posiadacza zezwolenia w zakresie:
a)zgodności prowadzonej z warunkami zezwolenia,
b)przestrzegania warunków wykonywanej działalności określonych
w odrębnych przepisach.
6.w zakresie ochrony danych osobowych należy w szczególności:
1.współdziałanie z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie
wykonywania obowiązków nałożonych przepisami ustawy z dnia
29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz.883)oraz
wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi, a w szczególności:
a)zapewnienia ochrony informacji niejawnych,
b)ochrona systemów i sieci teleinformatycznej,
c)zapewnienie ochrony fizycznej jednostki
d)kontrolę ochrony informacji niejawnych, przestrzeganie przepisów
o ochronie tych informacji oraz składanie Burmistrzowi informacji z tych
kontroli,
e)okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
f)opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego
realizacji.
7.w zakresie ochrony informacji niejawnych:
1)koordynacja i bieżące nadzorowanie zadań nałożonych przez ustawę z dnia
22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych, a w szczególności:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona dokumentów,
c) zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów
o ochronie tych informacji,
e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu informacji,
f) opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 19
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:
1.przyjmowanie oświadczeń o :
1)wstąpieniu w związek małżeński,
2)braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz wydawanie
zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego,
3)wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone
z małżeństwa,
4)wstąpieniu w związek małżeński w przypadku grożącego niebezpieczeństwa,
5)powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed
zawarciem małżeństwa,
6)uznaniu dziecka,
7)uznaniu dziecka w wypadku grożącego niebezpieczeństwa.
2.sporządzanie ksiąg stanu cywilnego dotyczących urodzeń i zgonów wg.
zasad określonych prawem o aktach stanu cywilnego,
3.prowadzenie ksiąg stanu cywilnego dotyczących urodzeń i zgonów wg. zasad
określonych prawem o aktach stanu cywilnego,
4.wydawanie decyzji w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu
cywilnego,
5.kompletowanie dokumentów do akt zbiorczych ksiąg urodzeń, małżeństw
i zgonów,
6.przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorczych,
dokonywanie przypisów wzmianek dodatkowych w księgach i powiadamianie
o tych czynnościach organy przechowujące odpisy ksiąg, przekazywanie ksiąg
100 letnich do archiwum państwowego,
7.prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego,
8.załatwianie spraw konsularnych w zakresie określonym w przepisach
szczególnych,
9.wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego,
10.realizacja zadań z zakresu administracji rządowej określonych w ustawie
z dnia 10 kwietnia 19994r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

§ 20
Do zadań Kierownika Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym należy w szczególności:
1.prowadzenie i inicjowanie działań związanych z profilaktyką
i rozwiązywaniem problemów alkoholowych,
2.przygotowanie i przedkładanie Burmistrzowi Miasta i Gminy :
a)projektu miejsko-gminnego programu profilaktyki,
b)projektu preliminarza na jego wykonanie,
c)projektu sprawozdania z jego realizacji.
3.wykonywanie budżetu gminy w zakresie środków przeznaczonych
na profilaktykę przeciwalkoholową,
4.bieżąca kontrola wszystkich przedsięwzięć określonych rocznym programem
profilaktyki przeciwalkoholowej,
5.koordynacja działań przeciwalkoholowych realizowanych przez różne
organizacje społeczne oraz jednostki samorządowe,
6.współpraca z administracją rządową w zakresie profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych,
7.wdrażanie i propagowanie na terenie miasta i gminy programów
ogólnopolskich i regionalnych,
8.dokonywanie kontroli działania placówek sprzedaży alkoholi pod kątem ich
zgodności z wydanymi zezwoleniami i przepisami w tym zakresie,
9.współpraca z Policją i Referatem Spraw Obywatelskich wydającymi
zezwolenia na sprzedaż alkoholu.

§ 21
Do zadań Referatu Rolnictwa należy w szczególności:
1.prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania
nieruchomości
a)przygotowywanie projektów zasad prowadzenia gospodarki gruntami na
terenie miasta i gminy,
b)gospodarowanie i zarządzanie gruntami komunalnymi w tym ich zbywanie,
oddawanie w wieczyste użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i zarząd
c)ustalenie wartości nieruchomości, cen i opłat za korzystanie z nieruchomości
komunalnych,
d)ogłaszanie przetargów na nieruchomości stanowiące własność miasta
i gminy,
e)nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminy,
f)komunalizowanie gruntu,
g)prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,
h)tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,
i)występowanie z wnioskami o aktualizację zapisów w księgach wieczystych
z rzeczywistym stanem prawnym w zakresie praw przysługujących gminie,
j)gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości,
k)wydawanie decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu,
l)wydawanie opinii o zgodności proponowanego podziału nieruchomości
z ustaleniami planu miejscowego (postanowienia),
ł)prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i podziałem nieruchomości,
m)wydawanie decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości,
n)wydawanie decyzji w sprawie opłat adiacenckich,
o)wydawanie decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego
w prawo własności,
p)odmowa wydawania decyzji o przekształceniu prawa użytkowania
wieczystego w prawo własności,
r)współdziałanie z organami inspekcji sanitarnej w zwalczaniu chorób
zakaźnych u zwierząt, a w szczególności:
-zawiadamianie organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o otrzymaniu
zawiadomienia o podejrzeniu wystąpienia choroby zakaźnej u zwierząt,
-znakowanie obszarów określonych lub zagrożonych chorobą zakaźną
zwierząt.

ROZDZIAŁ V
ZASADY, TRYB ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG
I WNIOSKÓW INTERESANTÓW

§ 22
1.Interesanci przyjmowani są przez Burmistrza w sprawach skarg i wniosków,
w każdy poniedziałek w godzinach od 8.00 do 12.00,
2.W wypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg
i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, interesanci są
przyjmowani w innym dniu roboczym,
3.Informacje o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków
powinny być wywieszone w widocznych miejscach.

§ 23
Kierownicy i pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów
w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

§ 24
1.Obsługę interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez
Burmistrza lub Zastępcę prowadzi Referat Organizacyjny.
2.Wszystkie skargi, wnioski skierowane do Urzędu podlegają wpisowi
w rejestrze prowadzonym przez Referat Organizacyjny.

§ 25

Merytoryczne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków należy do właściwego ze względu na przedmiot sprawy lub referatu wskazanego przez Burmistrza.

§ 26

1.Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, a w razie jego
nieobecności Zastępca.
2.Referaty, którym przekazano skargę lub wniosek obowiązane są zawiadomić
Referat Organizacyjny o sposobie załatwienia sprawy przekazując
kopię odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§ 27

1.Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny
być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie
14 dni. Inne skargi i wnioski - w terminie jednego miesiąca od daty wpływu.
2.Skargi i wnioski składane przez posłów i radnych powinny być rozpatrywane
i załatwiane niezwłocznie, nie później jednak niż 14 dni od daty wpływu.
3.Odpowiedzi na skargi lub wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W wypadku
zajęcia negatywnego stanowiska odpowiedź musi zawierać wyczerpujące
uzasadnienie prawne i faktyczne.
4.Skargi i skomplikowane wnioski powinny być badane przy udziale
zainteresowanych osób.

§ 28

1.Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania
skarg i wniosków interesantów sprawuje Sekretarz.
2.Referaty Urzędu odpowiedzialne za merytoryczne załatwienie skarg
i wniosków obowiązane są egzekwować na bieżąco termin i sposób
załatwienia skarg i wniosków zgłaszanych przez interesantów
i przekazywanych do załatwienia innym jednostkom organizacyjnym.





ROZDZIAŁ VI
ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU PROJEKTÓW UCHWAŁ, MATERIAŁÓW NA SESJĘ RADY MIEJSKIEJ, REALIZACJI UCHWAŁ ORAZ WYDAWANIA ZARZĄDZEŃ BURMISTRZA MIASTA i GMINY BIAŁA PISKA

§ 29
1.Na podstawie planu pracy Rady Miejskiej w Białej Piskiej oraz
harmonogramu prac przygotowawczych do sesji Rady - dla opracowania
odpowiednich materiałów, w tym projektów uchwał, Burmistrz wyznacza:
1)Kierownika, jeżeli projekt uchwały mieści się w jego zakresie działania,
2)Kierowników kilku referatów, jeżeli przygotowywanie materiałów bądź
projektu uchwały wymaga ich merytorycznego i organizacyjnego
współdziałania,
2.W wypadku gdy w przygotowywaniu materiałów uczestniczy kilka
referatów, Burmistrz wyznacza:
1)koordynatora prac przygotowawczych,
2)referat przygotowujący całość materiałów pod obrady wraz z projektem
uchwały,
3.Do zadań koordynatora należy:
1)nadzorowanie całokształtu prac przygotowawczych we wszystkich
wyznaczonych jednostkach organizacyjnych,
2)wydawanie niezbędnych w tym zakresie dyspozycji.
4.Koordynator wykonuje swoje zadania za pośrednictwem referatu
wyznaczonego do kompleksowego opracowania materiałów.

§ 30
1.Kierownik opracowujący materiały ma każdorazowo obowiązek:
1)uzgodnić projekt uchwały z :
a) Skarbnikiem Gminy, jeżeli uchwała może spowodować zmiany z planie
społeczno-gospodarczym Gminy albo zmiany w budżecie lub inne skutki finansowe,
b) Sekretarzem i Radcą Prawnym – pod względem formalno-prawnym,
b) innymi referatami, jeżeli uchwała zawiera w stosunku do nich nowe
zadania lub nakłada określone obowiązki,
2)uzasadnić projekt uchwały o ile uzasadnienie nie wynika z innego
opracowania załączonego do projektu,
3)przedłożyć projekt uchwały Burmistrzowi nie później niż tydzień przed
ustaleniem programu sesji.

§ 31
Burmistrz przyjmuje projekt uchwały i przekazuje go Przewodniczącemu Rady Miejskiej.

§ 32
1.Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały powinien zawierać
w szczególności:
1)skonkretyzowane zadania do wykonania,
2)środki i metody działania,
3)jednostki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań,
4)planowane terminy wykonania zadań,
5)kontrole przebiegu wykonania uchwały,
6)terminy okresowego informowania Burmistrza o przebiegu wykonania
uchwały.
2.Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały przekazuje się w ciągu 3 dni
od daty zatwierdzenia przez Burmistrza:
1)wszystkim jednostkom, które otrzymały uchwałę,
2)jednostkom, którym w harmonogramie wyznaczono zadania i obowiązki.

§ 33
Wiodąca jednostka organizacyjna oraz jednostki wykonujące uchwałę
w całości lub części, zobowiązane są do przygotowania:
1)projektów wszelkich aktów Burmistrza niezbędnych do wykonania uchwały,
2)informacji i sprawozdań Radzie o wykonaniu uchwał.

§ 34
1.Ewidencję uchwał Rady skierowanych do wykonania Burmistrzowi
prowadzi Referat Organizacyjny w postaci rejestru.
2.Rejestr uchwał prowadzony jest wg. wzoru:
1)liczba porządkowa,
2)numer uchwały i data jej podjęcia,
3)przedmiot uchwały,
4)koordynator, nr teczki rzeczowej,
5)jednostki realizujące,
6)zadania do wykonania,
7)sposób realizacji,
8)termin realizacji,
9)uwagi.

§ 35
1.Zasady wydawania zarządzeń Burmistrza
1)Burmistrzowi Miasta i Gminy jako organowi wykonawczemu Miasta
i Gminy Biała Piska przysługuje prawo wydawania zarządzeń, w celu
wykonywania uchwał Rady Miejskiej i innych zadań określonych
przepisami prawa, a w szczególności:
a)powoływanie i odwołanie zastępcy i określenie ich liczby,
b)zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych
podległych Gminie Biała Piska,
c)zarządzanie ewakuacji z obszarów bezpośrednio zagrożonych,
d)w sprawach objętych zakresem nadzoru Regionalnej Izby Obrachunkowej,
e)w sprawach, które uchwałą Rady Miejskiej zostały powierzone
Burmistrzowi Miasta i Gminy,
f)wydawanie przepisów porządkowych w sprawach nie cierpiących zwłoki.
2)Projekt zarządzenia z wnioskiem do Burmistrza Miasta i Gminy
przygotowany jest w określonym referacie lub komórce organizacyjnej,
3)Projekt zarządzenia winien być uzgodniony a następnie parafowany przez
wszystkich zainteresowanych, tj. Kierownika Referatu przygotowującego
projekt, Radcę Prawnego pod względem formalno-prawnym , Skarbnika,
jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki
finansowe, innych Kierowników Referatów, z którymi projekt był uzgadniany
branżowo,
4)Każdy projekt zarządzenia musi posiadać szczegółowe uzasadnienie
merytoryczne, prawne i celowościowe na załączonym wniosku,
5)W pozostałych sprawach komplet dokumentów przekazuje się Sekretarzowi
Gminy, który koordynuje wydawanie pozostałych zarządzeń,
7)W przypadku konieczności naniesienia poprawek w projekcie odpowiedzialny
Kierownik Referatu dokonuje ich i przekazuje Sekretarzowi lub Skarbnikowi
w ciągu dwóch dni od powzięcia informacji,
8)Referat Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy prowadzi Centralny Rejestr
Zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy oraz nadaje numery. Otrzymują one
w ciągu kadencji kolejne numery począwszy od powzięcia informacji,
9)Zarządzenia są udostępniane na podstawie ustawy o dostępie do informacji
publicznej,
10)Oryginały Zarządzeń przechowuje się w zbiorze znajdującym się
z Referacie Organizacyjnym Urzędu.

ROZDZIAŁ VII
KONTROLE WEWNĘTRZNE I ZEWNĘTRZNE

§ 36
1.Kontrola jest formą działania uprawnionych do jej sprawowania organów lub
poszczególnych pracowników Urzędu.
2.Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych
nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone
nieprawidłowości oraz określenie sposobów ich naprawienia.
3.Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu
dokonywana jest pod względem :
a)legalności,
b)gospodarności,
c)rzetelności,
d)celowości,
e)terminowości,
f)skuteczności.

§ 37
1.Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:
1)Burmistrz, Zastępca, Sekretarz oraz Kierownicy w stosunku do pracowników
bezpośrednio im podległych,
2)Skarbnik lub wyznaczony pracownik Referatu Finansowego w zakresie
przyznanych mu uprawnień,
2.Obowiązki Kierowników w zakresie kontroli wewnętrznej polegają na
sprawdzeniu prawidłowości stosowania przepisów prawa materialnego oraz
przepisów regulujących postępowanie administracyjne, udzielaniu
wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu:
1)prawidłowości załatwiania spraw i obsługi interesantów,
2)terminowości załatwiania spraw,
3)prawidłowości obiegu akt,
4)prawidłowości prowadzenia spisów spraw i rejestru spraw,
5)prawidłowości pobierania opłaty skarbowej,
6)prawidłowości stosowania przepisów,
7)przestrzegania zasad zachowania i dyscypliny pracy przez pracowników.

§ 38
Kontrolę zewnętrzną wykonują, w zakresie przyznanych im uprawnień:
1)przedstawiciele administracji rządowej w ramach zadań zleconych Miastu
i Gminie przez tę administrację,
2)Skarbnik lub upoważniona przez niego osoba, w stosunku do jednostek
nadzorowanych w zakresie:
a)wykonywania budżetu i planu finansowego,
b)zadań zleconych Miastu i Gminie.

§ 39
1.Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób zapewniający bezstronne
i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej
komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska oraz rzetelne jego
dokumentowanie i ocenianie wg. kryteriów określonych w § 36 ust. 3.
2.Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku
postępowania kontrolnego.
3.Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne
z prawem, a w szczególności:
1)dokumenty,
2)wyniki oględzin,
3)zeznania świadków,
4)opinie biegłych,
5)pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 40
1.Z przeprowadzenia kontroli sporządza się protokół kontrolny, opatrzony
podpisem kierownika komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego
kontrolowane stanowisko.
2.W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osoby wymienione
w ust.1, osoby te obowiązane są do złożenia na ręce kontrolującego,
pisemnego wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.
3.Protokół , o którym mowa w ust.1 sporządza się w trzech egzemplarzach,
z których jeden otrzymuje Sekretarz.
4.Sekretarz gromadzi pełną informację o wynikach wszystkich kontroli
przeprowadzonych w Urzędzie.


ROZDZIAŁ VIII
OBIEG KORESPODENCJI

§ 41
1.Pracownik Sekretariatu przyjmuje korespondencję, stawiając na niej datę
wpływu i następnie przekazuje korespondencję imiennie adresowaną do
Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
2.Pozostała korespondencja w całości jest dekretowana przez Sekretarza Gminy
i po zadekretowaniu kierowana do poszczególnych referatów.

§ 42
1.Pracownik Sekretariatu zgodnie z dyspozycją rozdziela ją na referaty
i rejestruje w rejestrze korespondencyjnym.
2.Pobranie korespondencji z sekretariatu odbywa się za potwierdzeniem
odbioru przez pracownika Urzędu.

§ 43
1.Obieg korespondencji między referatami jest bezpośredni.
2.Obieg akt między referatami odbywa się za pokwitowaniem odbioru.

§ 44
1.Pobierania korespondencji z poczty, jak również jej odnoszenia dokonuje
wyznaczona i uprawniona przez Burmistrza osoba,
2.Korespondencję do wysłania w danym dniu należy złożyć w Sekretariacie do
godz.13.00,
3.Sekretariat nie wysyła korespondencji, na której brakuje pieczęci Urzędu lub
gdy jest ona źle zaadresowana.

§ 45
Szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z późn. zm.).

ROZDZIAŁ IX
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 46
1. Do podpisu Burmistrza zastrzega się:
1)zarządzenia, decyzje o charakterze zarządzenia, decyzje o charakterze
ogólnym oraz pisma ogólne,
2)uzasadnienia projektów uchwał oraz wystąpienia kierowane do Rady,
3)odpowiedzi na wnioski posłów, senatorów i radnych,
4)wystąpienie kierowane do urzędów administracji rządowej i jednostek
samorządu terytorialnego,
5)pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych.

§ 47
1.Zastępca Burmistrza podpisuje:
1)w zastępstwie Burmistrza – odpowiedzi na sprawy określone w § 46,
w przypadku nieobecności Burmistrza,
2)inne pisma i decyzje zgodnie z upoważnieniami Burmistrza wynikającymi
z podziału zadań między Burmistrzem i Zastępcą,
3)pisma wychodzące z nadzorowanych referatów.

§ 48
Sekretarz Gminy podpisuje:
1) z upoważnienia Burmistrza- pisma, w przypadku nieobecności Burmistrzów,
2) pisma, decyzje - zgodnie z odrębnym zarządzeniem.

§ 49
1.Oświadczenia woli w imieniu Gminy, w zakresie zarządu mieniem, składa
Burmistrz,
2.Burmistrz może upoważnić do reprezentowania Miasta i Gminy swojego
Zastępcę jednoosobowo lub wraz z inną upoważnioną osobą.



§ 50
1.Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań
pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika lub
osoby przez niego upoważnionej,
2.Jeżeli Skarbnik odmówił kontrasygnaty, dokona jej jednak na pisemne
polecenie Burmistrza, powiadamiając o tym Radę oraz Regionalną Izbę
Obrachunkową .

§ 51
Dokument przedstawiony do podpisu powinien zawierać na kopii nazwisko
i stanowisko pracownika, który opracował dokument wraz z jego podpisem oraz podpisem radcy prawnego.

§ 52
Kierownicy Referatów podpisują pisma nie zastrzeżone do podpisu Burmistrzów lub Sekretarza, wynikające z zakresów działania referatów oraz
z indywidualnych upoważnień Burmistrza.


§ 53
Pracownicy Urzędu podpisują pisma wg. upoważnień wynikających z ich zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi, imiennymi upoważnieniami.

§ 54
Przy podpisywaniu pism i decyzji należy stosować pieczęcie według ustalonych wzorów w zarządzeniu.


ROZDZIAŁ X
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 55
1.Kierownicy mają obowiązek:
1).zapoznać pracowników w terminie dwóch tygodni od daty wejścia
w życie postanowień Regulaminu z jego treścią oraz zapoznać pracowników
nowo zatrudnionych przy podjęciu przez nich pracy,
2).egzekwować przestrzeganie postanowień Regulaminu przez pracowników,
3).dostosować zakres działania referatów do ustaleń zawartych w Regulaminie,
4)przedłożyć zakresy czynności pracowników do zatwierdzenia Sekretarzowi
w terminie 14 dni od daty wejścia w życie Regulaminu.



§ 56
Z dniem wejścia w życie regulaminu traci moc obowiązującą regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Białej Piskiej, uchwalony Uchwałą
Nr XXXIII/235/2001 Rady Miejskiej w Białej Piskiej z dnia 29 marca 2001r.

§ 57
Wykonanie uchwały powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 58
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.