BIP Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

Zarządzenie Nr 98/06
Burmistrza Białej Piskiej
z dnia 20 stycznia 2006 r.

w sprawie
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Białej
Piskiej

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) nadaję:
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej zwany dalej Regulaminem, określa:
1.zasady sprawowania funkcji kierowniczych Burmistrza, Zastępcy Burmistrza,
Sekretarza i Skarbnika Gminy,
2.organizację wewnętrzną Urzędu,
3.podział zadań pomiędzy Referatami,
4.zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków interesantów,
5.zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał, materiałów na
sesję Rady Miejskiej, realizacji uchwał oraz wydawania zarządzeń Burmistrza
Białej Piskiej,
6.kontrole wewnętrzne i zewnętrzne,
7.obieg korespondencji,
8.zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.Radzie - rozumie się przez to Radę Miejską w Białej Piskiej,
2.Radnym – rozumie się przez to radnego Rady Miejskiej w Białej Piskiej,
3.Burmistrzu - rozumie się przez to Burmistrza Białej Piskiej,
4.Zastępcy - rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza Białej Piskiej
5.Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza Gminy Biała Piska,
6.Skarbniku – rozumie się przez to Skarbnika Gminy Biała Piska,
7.Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miejski w Białej Piskiej,
8.ustawie samorządowej - rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591
ze zm.),
9.pracownikach samorządowych - rozumie się przez to pracowników
zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Białej Piskiej,
których status określa ustawa z dnia 22 marca 1990 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.
1591 ze zm.),
10.Statucie – rozumie się przez to Statut Miasta i Gminy Biała Piska uchwalony
Uchwałą Nr V(27)2003 Rady Miejskiej w Białej Piskiej z dnia
24 lutego 2003r.,
11.Kierowniku - rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Miejskiego,
Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz Kierownika
Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym.

§ 3

Siedziba Urzędu mieści się przy ul. Plac Adama Mickiewicza 25, 12-230 Biała Piska.
§ 4

Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz Białej Piskiej jako organ wykonawczy, wykonuje swoje zadania.

§ 5
Burmistrz realizuje zadania :
1)własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,
2)z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na
mocy obowiązujących ustaw,
3)z zakresu administracji rządowej - powierzone gminie na podstawie
porozumienia zawartego między gminą a organem administracji rządowej,
4)publiczne, powierzone gminie w drodze porozumienia komunalnego.

Rozdział II

ZASADY SPRAWOWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH BURMISTRZA,
ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY

§ 6

1.Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym
pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2.Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy, Sekretarza
i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za
realizację swoich zadań,
3.Do zadań Burmistrza należy przede wszystkim:
1)wykonywanie budżetu,
2)gospodarowanie mieniem komunalnym,
3)przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej,
4)określenie sposobu wykonywania uchwał,
5)wydawanie zarządzeń,
6)zatrudnienie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
7)wykonywanie zadań zleconych,
8)sprawowanie funkcji terenowego organu obrony cywilnej.
4.Burmistrz wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji
publicznej.
5.Burmistrz może upoważnić swojego Zastępcę, Sekretarza, Skarbnika lub
pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji
administracyjnych z zakresu administracji publicznej,
6.Burmistrz zapewnia przestrzeganie prawa przez wszystkie komórki
organizacyjne Urzędu oraz przez jego pracowników,
7.Burmistrz pełni merytoryczny nadzór nad referatami Urzędu,
8.Burmistrz udziela informacji środkom masowego przekazu o prowadzonej
polityce gminy.
§ 7

1.Zastępca Burmistrza realizuje zadania powierzone mu przez Burmistrza.
2.Zastępca Burmistrza wykonuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność
Burmistrza.
3.Pod bezpośrednim nadzorem Zastępcy Burmistrza pozostają zadania
z zakresu :
1)kultury i oświaty, w tym szkoły, przedszkole i gimnazja,
2)kultury fizycznej, sportu i rekreacji,
3)zdrowia i opieki społecznej, w tym zadania z zakresu dodatków
mieszkaniowych,
4)gospodarki komunalnej i mieszkaniowej,
5)ochrony przeciwpowodziowej,
6)drogownictwa,
7)cmentarzy komunalnych i wojskowych,
8)handlu i usług, w tym drobna wytwórczość i targowiska,
9)zieleni gminnej i zadrzewień, w tym estetyka gminy,
10)funkcjonowanie służb komunalnych w zakresie zaopatrzenia w wodę,
odprowadzania ścieków komunalnych, zaopatrzenia w energię cieplną,
utrzymania czystości oraz stanu sanitarnego, usuwania odpadów
komunalnych,
11)organizacji ruchu drogowego,
12)oświetlenia gminy,
13)bezpieczeństwa, porządku w gminie,
14)bezrobocia i robót publiczne.

§ 8

1.Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2.Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1)sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem
wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności
kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2)kierowanie Referatem Organizacyjnym Urzędu, wykonywania funkcji
zwierzchnika służbowego wobec bezpośrednio podległych mu pracowników,
3)nadzorowanie przestrzegania przepisów proceduralnych przy załatwianiu
spraw w trybie postępowania administracyjnego i skargowego oraz
wniosków i zapytań radnych,
4)organizowanie działalności kontrolnej w Urzędzie,
5)koordynowanie zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy,
6)organizowanie i koordynowanie prac związanych z przygotowaniem
i przeprowadzeniem wyborów powszechnych oraz referendów,
7)nadzór nad obsługą petentów i załatwianiem indywidualnych spraw
mieszkańców,
8)prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Burmistrza,
9)sprawowanie nadzoru nad przyjmowaniem i załatwianiem spraw
mieszkańców,
10)utrzymywanie bieżących kontaktów z jednostkami, instytucjami
i stowarzyszeniami działającymi na terenie miasta i gminy,
11)nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych, gospodarką etatami,
sprawami osobowymi kierowników jednostek organizacyjnych,
12)zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego
i obwieszczeń na terenie miasta i gminy.
3.Pod bezpośrednim nadzorem Sekretarza pozostają komórki organizacyjne
Urzędu:
1)Referat Organizacyjny,
2)Referat Spraw Obywatelskich,
3)Urząd Stanu Cywilnego.
§ 9

Do obowiązków Skarbnika należy w szczególności:
1)pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu Gminy Biała Piska,
2)kierowanie Referatem Finansowym Urzędu, wykonywania funkcji
zwierzchnika służbowego wobec bezpośrednio podległych mu pracowników,
3)opracowanie projektu budżetu,
4)sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
5)dokonywanie analiz budżetu i bieżące informowanie Burmistrza o jego
realizacji,
6)kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie
zobowiązań finansowych i wnioskowanie o udzielanie upoważnień innym
osobom do dokonywania kontrasygnaty,
7)czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
8)wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa, wynikających
z poleceń lub upoważnień Burmistrza,
9)prowadzenie kontroli finansowej gminnych jednostek organizacyjnych.

ROZDZIAŁ III

ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA URZĘDU

§ 10

1.W skład struktury Urzędu wchodzą następujące komórki:
1) Referat Organizacyjny Or.
2) Referat Finansowy Fn.
3) Referat Spraw Obywatelskich SO.
4) Referat Rolnictwa Rl.
5) Referat Techniczno-Inwestycyjny i Ochrony Środowiska TIOŚ
6) Urząd Stanu Cywilnego USC

2.W skład Urzędu wchodzą następujące stanowiska pracy i referaty, które
przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:

1)REFERAT ORGANIZACYJNY – Or.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska pracy:
a)obsługi kancelarii Burmistrza,
b)obsługi prawnej,
c)archiwum, organizacji i funkcjonowania Urzędu,
d)sprawozdawczość, płace, kadry, ubezpieczenia pracowników,
e)ds. obsługi Rady Miejskiej,
f)konserwator
g)dwuosobowe stanowisko woźnych,
h)kierowca samochodu służbowego
i)informatyka



2)REFERAT FINANSOWY – Fn.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
a)dwuosobowe stanowisko księgowości budżetowej,
b)dwuosobowe stanowisko wymiaru podatków i opłat,
c)dwuosobowe stanowisko księgowości podatkowej,
d)obsługi podatku vat.

3)REFERAT SPRAW OBYWATELSKICH - SO.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
a)Urząd Stanu Cywilnego i dowodów tożsamości,
b)ewidencji ludności,
c)obronnych, wojskowych, specjalnych ,działalności gospodarczej,
informacji niejawnych.

4)REFERAT ROLNICTWA – Rl.
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
a)gospodarki ziemią,
b)dzierżaw zasobów komunalnych,
c)gospodarki rolnej i leśnej,
d)rolnictwa, spraw ochrony przeciwpożarowej, nadzór nad skazańcami,
e)gospodarki mieniem komunalnym gminy
f)ewidencji i windykacji opłat czynszowych
g)dodatków mieszkaniowych,


5)REFERAT TECHNICZNO - INWESTYCYJNY i OCHRONY
ŚRODOWISKA – TIOŚ
W skład referatu wchodzą następujące stanowiska:
a)gospodarki komunalnej, ochrony środowiska,
b)budownictwa,
c)dróg i mostów,
d)nadzoru nad zielenią miejską, robotami publicznymi ,
e)programów pomocowych z Unii Europejskiej, zamówień publicznych.

6)Kierownik Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym


3. Na czele referatów stoją kierownicy.




§ 11

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1.Zastępcy Burmistrza,
2.Sekretarza Gminy – Kierownik Referatu Organizacyjnego,
3.Skarbnika Gminy - Kierownik Referatu Finansowego,
4.Kierownika Referatu Rolnictwa,
5.Kierownika Referatu Techniczno-Inwestycyjnego i Ochrony Środowiska
6.Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Kierownika Referatu Spraw
Obywatelskich
7.Kierownika Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym.

§ 12

1.Do wspólnych działań Kierowników należy:
1)współdziałanie z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu
w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji,
2)kierowanie referatem w sposób zapewniający optymalną realizację jego
zadań,
3)opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia sprawozdań i analiz
dotyczących działalności kierowanej komórki,
4)udzielanie pracownikom instruktażu oraz pełnienie nadzoru nad
właściwym wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych,
5)egzekwowanie przestrzegania przez pracowników Regulaminu Pracy
i obowiązujących przepisów,
6)stosowanie racjonalnych form i metod pracy oraz dążenie do zapewnienia
właściwej atmosfery współżycia w kierowanych zespołach pracowniczych,
7)przedkładanie przełożonym informacji i wniosków nowych inicjatyw,
8)opracowywanie wniosków w sprawach osobowych, projektów zakresów
czynności oraz tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji
pracowników i doskonalenia ich pracy,
9)zwalczanie nadużyć, przestrzeganie zasad ochrony mienia, ochrony
przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
10)zapewnienie przestrzegania tajemnicy służbowej, państwowej
i skarbowej,
11) przedkładanie projektów uchwał i zarządzeń Burmistrzowi Białej Piskiej.
2.Kierownicy są odpowiedzialni za działalność komórek, którymi kierują
a w szczególności za:
1)pełne, terminowe i prawidłowe wykonywanie ustalonych zadań,
2)prawidłowość oraz celowość podejmowanych decyzji i podpisywania
dokumentów,
3)racjonalne gospodarowanie środkami,
4)inicjowanie nowych technologii i organizacji pracy,
5)zapewnianie zespołom pracowniczym odpowiednich warunków pracy.
3.Przekazywanie przez Kierownika części uprawnień i obowiązków nie
zwalnia go od odpowiedzialności za nadzór nad pracą osoby przejmującej te
uprawnienia i obowiązki.
4.Kierownicy mają obowiązek zapoznania pracowników ze Statutem,
niniejszym Regulaminem Organizacyjnym i Regulaminem Pracy.
5.Udzielanie informacji przedstawicielom środków masowego przekazu
w zakresie bieżącego funkcjonowania swojego referatu.

§ 13

1.Pracownicy wykonują zadania ustalone w zakresach czynności.
2.Podstawowe zadania i obowiązki pracowników określa Regulamin Pracy
Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej.

ROZDZIAŁ IV

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI

§ 14

Do wspólnych zadań Referatów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów gminy,
a w szczególności:
1.prowadzenie postępowań administracyjnych, przygotowywanie
materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie
zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji,
2.pomoc Radzie, jednostkom organizacyjnym gminy w wykonywaniu
ich zadań,
3.współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów
niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy,
4.przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji
o realizacji zadań,
5.przechowywanie akt,
6.stosowanie obowiązującego rzeczowego wykazu akt,
7.stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
8.wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

§ 15

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1.prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego,
2.zapewnienie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu:
1)zapewnienie obsługi interesantów w Urzędzie,
2)nadzór nad zabezpieczeniem mienia Urzędu,
3)prowadzenie archiwum zakładowego,
4)obsługa centrali telefonicznej, faksu, internetu,
5)przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
6)nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków
i listów,
7)gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,
8)planowanie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku
Urzędu,
9)prenumerata fachowych czasopism i dzienników urzędowych.
10)potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem.
3.obsługa Rady:
1)przygotowywanie materiałów pod obrady, powiadamianie o zwoływaniu
sesji, komisji Rady i ich obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji,
2)współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy
o samorządzie gminnym, m.in. utrzymywanie więzi radnych z wyborcami,
3)przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji Rady,
4)sporządzanie informacji o działalności Rady i jej organów,
5)prowadzenie dokumentacji Rady.
4.obsługa Burmistrza Białej Piskiej:
1)przygotowywanie materiałów i obsługa interesantów,
2)obsługa Sekretariatu Burmistrza i Zastępcy,
3)koordynacja prac w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń
i sposobu ich wykonywania,
4)prowadzenie dokumentacji pracy Burmistrza Białej Piskiej.
5.prowadzenie spraw kadrowych i działalności socjalnej:
1)prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników
jednostek organizacyjnych, dla których Burmistrz jest organem
założycielskim
2)kontrola dyscypliny pracy oraz innych zagadnień w ramach kontroli
wewnętrznej,
3)przygotowanej materiałów do przeprowadzenia postępowania
dyscyplinarnego wobec pracowników Urzędu,
6.obsługa techniczna Urzędu:
1)zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach budynku Urzędu
i wokół niego,
2)zapewnienie stałego dozoru budynku, dyżurów w czasie trwania prac
Rady, komisji i innych organów, po godzinach urzędowania,
3)utrzymywanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu
Urzędu,
4)zapewnienie prawidłowości warunków pracy, bhp i ppoż.,
5)stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie
Miejskim oraz na zewnątrz budynku Urzędu,
6)prowadzenie punktu informacji Urzędu,
7.prowadzenie zakupów, ich dokumentacji w myśl ustawy Prawo
zamówień publicznych ,
8.opracowywanie projektów w zakresie zmian struktury organizacyjnej
i regulaminów wewnętrznych,
9.nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
10.szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników,
11.prowadzenie spraw związanych z postępowaniem cywilnym i karnym,
a zwłaszcza:
1)wydawanie wniosków o udostępnienie danych osobowych,
2)przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie orzeczeń o ustanowieniu
kuratora,
3)udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji z majątku,
4)przyjmowanie obwieszczeń.
12.organizacja przygotowań i przeprowadzenie wyborów:
1)do Sejmu i Senatu, na Prezydenta RP,
2)samorządowych i uzupełniających,
3)do innych organów w ramach upoważnień ustawowych,
4)zapewnienie obsługi i udzielanie pomocy przy przeprowadzaniu
konsultacji społecznych i referendum.
13.prowadzenie zadań z zakresu komputeryzacji Urzędu:
1)organizowanie kierunków rozwoju komputeryzacji Urzędu Miejskiego,
2)nadzorowanie i wdrożenie nowych systemów informatycznych,
3)dokonywanie oceny funkcjonowania systemów informatycznych
i występowanie z wnioskami na temat ich usprawnienia,
4)współpraca z Urzędem Wojewódzkim (Wojewódzki Inspektor
ds. Informatyki) na temat kompatybilności informatyzacji danych
ewidencji ludności,
5)zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu komputerowego
i systemów informatycznych,
14.obsługa prawna, a w szczególności:
Wykonywanie obsługi prawnej Urzędu w zakresie określonym ustawą z dnia
6 lipca 1982r. o radcach prawnych, a w szczególności:
1)opiniowanie aktów prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał
kierowanych pod obrady Rady,
2)doradztwo prawne,
3)prowadzenie zastępstwa procesowego,
4)informowanie pracowników o bieżących zmianach przepisów prawa
w zakresie dotyczącym działań poszczególnych komórek organizacyjnych
Urzędu.

15.spółki komunalne:
1)sprawy związane z funkcjonowaniem spółek, których udziałowcem jest
Gmina Biała Piska
§ 16

Do zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:
1.przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu gminy
oraz podjęcia uchwały,
2.udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu gminy,
3.zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4.uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów
budżetu gminy,
5.przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków
z zakresu sprawozdawczości budżetowej,
6.sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych
jednostek organizacyjnych,
7.prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8.prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9.rozliczanie inwestycji,
10.dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku
finansowego,
11.przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12.dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych,
13.prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków, opłat
lokalnych oraz innych należności przypadających gminie,
a w szczególności:
1)prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
2)przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków
i opłat,
3)przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,
4)gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze
stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych
organowi podatkowemu,
5)podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej
świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
6)prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
7)przygotowywanie danych do projektów aktów administracyjnych
dotyczących podatków i opłat,
14.opracowywanie projektów decyzji w sprawie zwolnień, ulg i odroczeń
w podatkach i opłatach lokalnych oraz umorzeń i rozłożenia na raty
zobowiązań podatkowych i innych należności,
15.wydawanie decyzji i zaświadczeń o wysokości zobowiązań podatkowych,
16.prowadzenie operacji finansowych zadań zleconych przez administrację
rządową i ewidencji z tym związanej.
17.kontrola jednostek organizacyjnych gminy oraz innych podmiotów
wykonujących zadania ze środków budżetu gminy w zakresie:
1)rzetelności zapisów księgowych,
2)legalności zobowiązań finansowych,
3)sposobu wykorzystania majątku będącego w dyspozycji jednostek,
4)oceny poziomu świadczonych usług, struktury organizacyjnej,
gospodarowania materiałami i energią,
5)prawidłowości decyzji dotyczących zakupu, sprzedaży i likwidacji
środków trwałych,
6)sposobu dokonywania zakupów i usług oraz prawidłowości realizacji
ustawy Prawo zamówień publicznych.
18.pobieranie oświadczeń od właścicieli gospodarstw rolnych potwierdzających
osobiste prowadzenie gospodarstwa rolnego,
19.wydawanie zaświadczeń właścicielom gospodarstw rolnych o prowadzeniu
gospodarstwa rolnego w zakresie produkcji roślinnej i zwierzęcej, a także
podejmowania decyzji dotyczących prowadzenia działalności rolniczej
w gospodarstwie,
20.prowadzenie rejestrów wydanych zaświadczeń potwierdzających osobiste
prowadzenie gospodarstwa rolnego

§ 17

Do zadań Referatu Techniczno-Inwestycyjnego i Ochrony Środowiska należy:
1.w zakresie spraw komunalnych
1)zapewnienie sprawnego funkcjonowania oraz rozbudowy urządzeń
komunalnych,
2)organizowanie usług w zakresie:
a)utrzymywania prawidłowego stanu sanitarnego, czystości i porządków
w mieście i gminie,
b)oświetlenia ulicznego, utrzymywania zieleni,
c)bieżącej eksploatacji kanalizacji deszczowej,
d)prowadzenia targowiska miejskiego,
e)opieki nad bezdomnymi psami
f)prowadzenie spraw z zakresu budowy, modernizacji i remontów gminnych
obiektów kubaturowych
g)nadzór techniczny nad realizacją zleconych wykonawcom zadań
h)przygotowywanie obowiązkowych kontroli obiektów, budowy
i wykonywanych remontów zgodnie z wymogami ustawy Prawo
budowlane
3)przygotowywanie i nadzorowanie umów na roboty zlecone przez
Burmistrza,
4)udział w robotach, kontrola faktur, rachunków, przygotowywanie
dokumentów rozliczeniowych dla Referatu Finansowego,
5)prowadzenie rejestru wydatkowania środków przeznaczonych na gospodarkę
komunalną,
6)prowadzenie spraw związanych z lokowaniem reklam, tablic informacyjnych
na terenie miasta i gminy,
7)organizowanie opieki nad cmentarzami zabytkowymi,
8)sprawowanie nadzoru merytorycznego nad funkcjonowaniem cmentarzy
komunalnych, składowisk odpadów,
9)prowadzenie spraw związanych z numeracją porządkową nieruchomości,
nazewnictwem ulic i nazw obiektów fizjograficznych.
2.w zakresie ochrony środowiska
1)orzekanie w sprawach wynikających z prawa wodnego w zakresie
zanieczyszczania wody i ziemi,
2)wykonywanie zadań z zakresu ochrony przyrody, w tym:
a)inspirowanie działań na rzecz obrony rzadkich gatunków roślin
występujących na terenie miasta i gminy,
3)promocja rozwoju zrównoważonego, edukacja ekologiczna, współdziałanie
z innymi podmiotami w zakresie ekologii,
4)ustalanie warunków zabudowy bądź odmowa ustalenia warunków
zabudowy,
5)postępowania w zakresie ochrony środowiska przed zanieczyszczeniami
ziemi, powietrza i wód, ochrona przed hałasem i wibracjami,
6)ochrona środowiska przed nadzwyczajnymi zagrożeniami (awarie,
katastrofy),
7)opracowywanie wniosków o pożyczki i dotacje z WFOŚ, realizacja zadań
wynikających z umów o pomoc finansową oraz rozliczeniem wydatków,
8)obsługa GFOŚ, inspirowanie działań finansowych z funduszu,
9)prowadzenie innych spraw powierzonych Burmistrzowi, wynikających
z ustawy o ochronie środowiska i ochronie przyrody,
10)wydawanie decyzji w sprawie sposobu postępowania z odpadami innymi
niż niebezpieczne, wytworzonymi w ilości od jednej tony do jednego
tysiąca ton rocznie,
11)opracowywanie projektów programów ochrony środowiska w gminie.
3.w zakresie ochrony zabytków
1)prowadzenie spraw związanych z ochroną zabytków i dóbr kultury,
2)współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie
zabezpieczenia użytkowania obiektów zabytkowych,
4.w zakresie inwestycji i rozwoju lokalnego
1)prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i rozwojem
infrastruktury technicznej gminy
2)programowanie, koordynowanie i nadzorowanie wykonawstwa
inwestycji i remontów infrastruktury technicznej gminy o znaczeniu
lokalnym i zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań
w tym zakresie
3)współdziałanie z Referatem Rolnictwa w zakresie programowania
i realizacji infrastruktury technicznej gminy
4)podejmowanie działań interwencyjnych w przypadkach zagrożeń
i awarii
5)zapewnienie prawidłowego funkcjonowania infrastruktury technicznej
gminy poprzez przestrzeganie warunków umów z jednostkami
organizacyjnymi świadczącymi te usługi oraz egzekwowanie od właścicieli
lub zarządców obiektów i urządzeń utrzymywania ich we właściwym
stanie
6)efektywne wykorzystanie środków finansowych i materiałów
przeznaczonych na zadania remontowe i inwestycyjne
7) przygotowywanie dokumentacji dla zadań inwestycyjnych umieszczonych w budżecie gminy
8) opiniowanie wniosków o włączenie do sieci wodociągowej, kanalizacyjnej, energetycznej
5.organizowanie i koordynowanie realizacji inwestycji, sporządzanie
dokumentacji przetargowych i specyfikacji istotnych warunków
zamówienia
6.z zakresu gospodarki przestrzennej:
1)organizowanie prac nad projektami miejscowych planów
zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków
zagospodarowania przestrzennego zgodnie z wymogami ustawy
2)dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu
przestrzennym, wynikających z realizacji planów zagospodarowania
przestrzennego, oceny aktualizacji tych planów i wnioskowanie
o opracowanie nowych planów miejscowych
3)ocena aktualności studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania
przestrzennego
4)wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji inwestycji celu
publicznego oraz wypisów i wyrysów z planów zagospodarowania
przestrzennego
5)prowadzenie rejestru wydanych decyzji
7.w zakresie integracji europejskiej
1)współpraca z instytucjami zajmującymi się integracją i informacją
europejską,
2)informowanie o możliwościach współpracy z podmiotami funkcjonującymi
na terenie gminy,
3)opracowywanie analiz sytuacji gospodarczej gminy oraz programów
pomocowych .
4) wdrażanie programów operacyjnych i pomocowych dla Polski
8. w zakresie drogownictwa
1)opracowywanie projektów planów rzeczowo-finansowych w zakresie
budowy, modernizacji i utrzymania dróg oraz obiektów mostowych
2)prowadzenie ewidencji i bieżąca aktualizacja dróg oraz obiektów
mostowych
3)organizowanie wykonawstwa robót na drogach gminnych
4)ochrona dróg, wprowadzanie ograniczeń bądź zamykania dróg dla ruchu
w sytuacji gdy wymaga tego stan techniczny dróg
5)ustalanie warunków i zasad przy wydawaniu zezwoleń na zajmowanie
pasa drogowego
6)nadzór nad budową i utrzymaniem przystanków na terenie gminy
7)nadzór nad prawidłowym oznakowaniem dróg na terenie gminy
8)organizacja zimowego utrzymania dróg i ulic na terenie gminy
9)współpraca z zarządcami dróg powiatowych, wojewódzkich, krajowych

§ 18

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należy:
1.realizowanie zadań zleconych przez administrację rządową z zakresu:
1)prowadzenia ewidencji ludności,
2)wydawania poświadczeń zamieszkania i innych zaświadczeń z zakresu
ewidencji ludności,
3)współdziałanie z Rządowym Centrum Informatycznym PESEL
4)udzielanie informacji adresowych,
5)sporządzanie wykazów mieszkańców miasta i gminy dla potrzeb organów
podatkowych, placówek oświatowych, rejestracji przedpoborowych,
6)sporządzanie wykazów zgonów dla potrzeb organów podatkowych,
7)prowadzenie spraw związanych z wojskowym obowiązkiem
meldunkowym
8)prowadzenie stałego i dodatkowego rejestru wyborców,
9)wydawanie decyzji w sprawach wpisu do rejestru wyborców,
10)sporządzanie spisów wyborców.
2.w zakresie dokumentów stwierdzających tożsamość
1)wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
2)wydawanie zaświadczeń o zgłoszeniu utraty dokumentu stwierdzającego
tożsamość lub o złożeniu dokumentu do wymiany,
3)udzielanie informacji o wydanych dokumentach stwierdzających
tożsamość,
4)współdziałanie z Rządowym Centrum Informatycznym PESEL oraz
z Policją,
3.w zakresie prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej:
1)prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej,
2)wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
oraz o zmianach wpisu,
3)wydawanie decyzji o odmowie wpisu i wykreślenia z ewidencji,
4)udzielanie informacji z rejestru ewidencji działalności gospodarczej,
5)współdziałanie z organami podatkowymi ubezpieczeń społecznych
i innymi organami odnośnie powstałych podmiotów gospodarczych oraz
zmian w strukturze ewidencji działalności gospodarczej.
4.w zakresie ochrony zdrowia, a w szczególności z zakresu realizacji ustawy
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:
1)wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
2)przygotowywanie projektów uchwał w sprawie określenia liczby punktów
sprzedaży napojów alkoholowych, określenia zasad usytuowania miejsc
sprzedaży napojów alkoholowych i warunków ich sprzedaży,
3)sprawowanie kontroli i przestrzeganie zasad obrotu napojami
alkoholowymi,
4)współdziałanie z pracownikiem ds. przeciwdziałania alkoholizmowi w celu
zwalczania zjawisk patologii społecznej.
5.w zakresie spraw związanych z wykonywaniem krajowego, drogowego
przewozu osób:
1)cofnięcie, zmiana lub stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia na:
a)przewozy nieregularne obejmujące swoim zasięgiem obszar miasta
i gminy,
2)cofnięcie, zmiana lub stwierdzenie wygaśnięcia zezwolenia na:
a)przewóz osób taksówką na obszarze miasta i gminy,
b)przewóz osób taksówką na obszarze sąsiednich gmin po uprzednim
zawarciu porozumienia wszystkich mieszczących się na terenie tego
obszaru,
3)kontrola działalności gospodarczej posiadacza zezwolenia w zakresie:
a)zgodności prowadzonej z warunkami zezwolenia,
b)przestrzegania warunków wykonywanej działalności określonych
w odrębnych przepisach.
6.w zakresie ochrony danych osobowych należy w szczególności:
1) współdziałanie z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie
wykonywania obowiązków nałożonych przepisami ustawy z dnia
29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883)oraz
wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi, a w szczególności:
a)zapewnienia ochrony informacji niejawnych,
b)ochrona systemów i sieci teleinformatycznej,
c)zapewnienie ochrony fizycznej jednostki
d)kontrolę ochrony informacji niejawnych, przestrzeganie przepisów
o ochronie tych informacji oraz składanie Burmistrzowi informacji z tych
kontroli,
e)okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
f)opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego
realizacji.
7.w zakresie ochrony informacji niejawnych:
1)koordynacja i bieżące nadzorowanie zadań nałożonych przez ustawę z dnia
22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych, a w szczególności:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona dokumentów,
c) zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów
o ochronie tych informacji,
e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu informacji,
f) opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 19
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:
1.Przyjmowanie oświadczeń o :
1) wstąpieniu w związek małżeński
2) braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego
i wydawanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa za granicą
3) braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego
i wydawanie zaświadczenia do zawarcia ślubu konkordatowego
4) wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i ich dzieci po zawarciu
związku małżeńskiego
5) nadaniu dziecku nazwiska matki
6) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
7) uznaniu dziecka
2.Sporządzanie aktów stanu cywilnego dotyczących urodzin, małżeństw
i zgonów wg zasad określonych prawem o aktach stanu cywilnego
3.Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego dotyczących urodzeń, małżeństw
i zgonów wg zasad określonych prawem o aktach stanu cywilnego
4.Wydawanie decyzji w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu
cywilnego
5.Kompletowanie dokumentów do akt zbiorczych urodzeń, małżeństw i zgonów
6.Prowadzenie skorowidzów aktów urodzeń, małżeństw i zgonów
7.Przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorczych,
dokonywanie przypisów i wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego
8.Powiadamianie właściwych Urzędów Stanu Cywilnego i organów ewidencji
ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego
9.Załatwianie spraw konsularnych w zakresie określonym w przepisach
szczególnych
10.Uznawanie i wykonywanie orzeczeń w sprawach małżeńskich wydawanych
przez państwa członkowskie
11.Wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk
12.Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej określonych w ustawie
z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

§ 20

Do zadań Kierownika Punktu Konsultacyjnego dla Rodzin z Problemem Alkoholowym należy w szczególności:
1.prowadzenie i inicjowanie działań związanych z profilaktyką
i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, narkomanią i przemocą
2.przygotowanie i przedkładanie Burmistrzowi Białej Piskiej :
1)projektu programu profilaktyki,
2)projektu preliminarza na jego wykonanie,
3)projektu sprawozdania z jego realizacji.
3.wykonywanie budżetu gminy w zakresie środków przeznaczonych
na profilaktykę przeciwalkoholową,
4.bieżąca kontrola wszystkich przedsięwzięć określonych rocznym programem
profilaktyki przeciwalkoholowej,
5.koordynacja działań przeciwalkoholowych realizowanych przez różne
organizacje społeczne oraz jednostki samorządowe,
6.współpraca z administracją rządową w zakresie profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych,
7.wdrażanie i propagowanie na terenie miasta i gminy programów
ogólnopolskich i regionalnych,
8.dokonywanie kontroli działania placówek sprzedaży alkoholi pod kątem ich
zgodności z wydanymi zezwoleniami i przepisami w tym zakresie,
9.współpraca z Policją i Referatem Spraw Obywatelskich wydającym
zezwolenia na sprzedaż alkoholu
10.współpraca z Klubem Integracji Społecznej w Białej Piskiej w zakresie
reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem
społecznym w celu uzyskania przez te osoby bezpieczeństwa socjalnego,
rozumianego jako szeroka pojęta profilaktyka, aktywizacja zawodowa i pomoc
w rozwoju osobistym.

§ 21

Do zadań Referatu Rolnictwa należy w szczególności:
1.prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami i wywłaszczania
nieruchomości
1)przygotowywanie projektów zasad prowadzenia gospodarki gruntami na
terenie miasta i gminy,
2)gospodarowanie i zarządzanie gruntami komunalnymi w tym ich zbywanie,
oddawanie w wieczyste użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i zarząd
3)ustalenie wartości nieruchomości, cen i opłat za korzystanie z nieruchomości
komunalnych,
4)ogłaszanie przetargów na nieruchomości stanowiące własność miasta
i gminy,
5)nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań gminy,
6)komunalizowanie gruntu,
7)prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,
8)tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,
9)występowanie z wnioskami o aktualizację zapisów w księgach wieczystych
z rzeczywistym stanem prawnym w zakresie praw przysługujących gminie,
10)gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości,
11)wydawanie decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu,
12)wydawanie opinii o zgodności proponowanego podziału nieruchomości
z ustaleniami planu miejscowego (postanowienia),
13)prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i podziałem nieruchomości,
14)wydawanie decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości,
15)wydawanie decyzji w sprawie opłat adiacenckich,
16)wydawanie decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego
w prawo własności,
17)odmowa wydawania decyzji o przekształceniu prawa użytkowania
wieczystego w prawo własności,
18)współdziałanie z organami inspekcji sanitarnej w zwalczaniu chorób
zakaźnych u zwierząt, a w szczególności:
a)zawiadamianie organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o otrzymaniu
zawiadomienia o podejrzeniu wystąpienia choroby zakaźnej u zwierząt,
b)znakowanie obszarów określonych lub zagrożonych chorobą zakaźną
zwierząt.
2.w zakresie spraw lokalowych:
1) realizowanie zadań związanych z wypłatami dodatków mieszkaniowych,
2)prowadzenie gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi,
3)wynajmowanie lokali mieszkalnych i socjalnych,
4)przyznawanie lokali mieszkalnych i socjalnych,
5)nawiązywanie i rozwiązywanie umów najmu lokali mieszkalnych
i użytkowych,
6)ustalanie propozycji wysokości stawek czynszów i opłat za lokale
i nieruchomości budowlane,
7)przyjmowanie zakładowych budynków mieszkalnych i nawiązywanie umów
na zasadzie lokali komunalnych,
8)sprawowanie nadzoru merytorycznego nad funkcjonowaniem zarządców
nieruchomościami komunalnymi lub z udziałem własności miasta,
9)prowadzenie windykacji czynszów za lokale komunalne, użytkowe i opłaty
eksploatacyjne
10)prowadzenie ewidencji osób zwolnionych z opłat czynszowych
i eksploatacyjnych
11)księgowanie i egzekucja należności z tytułu czynszu za lokale gminne
12)nanoszenie na kartoteki wpłat najemców, analiza dokonywanych wpłat
i związana z tym egzekucja należnych gminie czynszów (wysyłanie
upomnień, decyzji, kierowanie spraw o eksmisję sądową lub występowanie
do sądu z powództwem o zapłatę w postępowaniu upominawczym)
13)rozpatrywanie podań i przygotowywanie decyzji w sprawach umorzenia
czynszu, odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty w całości lub w części,
przełożenia terminu płatności, łącznie ze zwrotem nadpłaconego czynszu,
14)naliczanie i egzekwowanie odsetek od kwot opłat zapłaconych po ustalonym
terminie płatności
15)wydawanie zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw
3.wykonywanie zadań z zakresu ochrony przyrody, w tym wydawanie decyzji
o usunięcie drzew.
4.rozliczanie kart drogowych kierowcy i paliwa przez samochody strażackie
i służbowy Urzędu
5.wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej
6.wykonywanie zadań z zakresu utrzymania i nadzoru nad prawidłową
eksploatacją samochodów pożarniczych, motopomp i innego sprzętu
strażackiego oraz budowli Ochotniczej Straży Pożarnej
7.współpraca z Urzędem Statystycznym w zakresie spisów, badań i analiz
związanych z rolnictwem oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie

ROZDZIAŁ V

ZASADY, TRYB ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG
I WNIOSKÓW INTERESANTÓW

§ 22

1.Interesanci przyjmowani są przez Burmistrza w sprawach skarg i wniosków,
w każdy piątek w godzinach od 8.00 do 12.00,
2.W wypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg
i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, interesanci są
przyjmowani w innym dniu roboczym,
3.Informacje o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków
powinny być wywieszone w widocznych miejscach.





§ 23

Kierownicy i pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów
w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

§ 24

1.Obsługę interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez
Burmistrza lub Zastępcę prowadzi Referat Organizacyjny.
2.Wszystkie skargi, wnioski skierowane do Urzędu podlegają wpisowi
w rejestrze prowadzonym przez Referat Organizacyjny.

§ 25

Merytoryczne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków należy do właściwego ze względu na przedmiot sprawy lub referatu wskazanego przez Burmistrza.
§ 26

1.Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, a w razie jego
nieobecności Zastępca.
2.Referaty, którym przekazano skargę lub wniosek obowiązane są zawiadomić
Referat Organizacyjny o sposobie załatwienia sprawy przekazując
kopię odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§ 27

1.Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny
być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie
14 dni. Inne skargi i wnioski - w terminie jednego miesiąca od daty wpływu.
2.Skargi i wnioski składane przez posłów i radnych powinny być rozpatrywane
i załatwiane niezwłocznie, nie później jednak niż 14 dni od daty wpływu.
3.Odpowiedzi na skargi lub wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W wypadku
zajęcia negatywnego stanowiska odpowiedź musi zawierać wyczerpujące
uzasadnienie prawne i faktyczne.
4.Skargi i skomplikowane wnioski powinny być badane przy udziale
zainteresowanych osób.

§ 28

1.Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania
skarg i wniosków interesantów sprawuje Sekretarz.
2.Referaty Urzędu odpowiedzialne za merytoryczne załatwienie skarg
i wniosków obowiązane są egzekwować na bieżąco termin i sposób
załatwienia skarg i wniosków zgłaszanych przez interesantów
i przekazywanych do załatwienia innym jednostkom organizacyjnym.


ROZDZIAŁ VI

ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU PROJEKTÓW UCHWAŁ, MATERIAŁÓW NA SESJE RADY MIEJSKIEJ, REALIZACJI UCHWAŁ ORAZ WYDAWANIA ZARZĄDZEŃ BURMISTRZA BIAŁEJ PISKIEJ

§ 29

1.Na podstawie planu pracy Rady Miejskiej w Białej Piskiej oraz
harmonogramu prac przygotowawczych do sesji Rady - dla opracowania
odpowiednich materiałów, w tym projektów uchwał, Burmistrz wyznacza:
1)Kierownika, jeżeli projekt uchwały mieści się w jego zakresie działania,
2)Kierowników kilku referatów, jeżeli przygotowywanie materiałów bądź
projektu uchwały wymaga ich merytorycznego i organizacyjnego
współdziałania,
2.W wypadku gdy w przygotowywaniu materiałów uczestniczy kilka
referatów, Burmistrz wyznacza:
1)koordynatora prac przygotowawczych,
2)referat przygotowujący całość materiałów pod obrady wraz z projektem
uchwały,
3.Do zadań koordynatora należy:
1)nadzorowanie całokształtu prac przygotowawczych we wszystkich
wyznaczonych jednostkach organizacyjnych,
2)wydawanie niezbędnych w tym zakresie dyspozycji.
4.Koordynator wykonuje swoje zadania za pośrednictwem referatu
wyznaczonego do kompleksowego opracowania materiałów.

§ 30

Kierownik opracowujący materiały ma każdorazowo obowiązek:
1.uzgodnić projekt uchwały ze :
1)Skarbnikiem Gminy, jeżeli uchwała może spowodować zmiany w planie
społeczno-gospodarczym gminy albo zmiany w budżecie lub inne skutki
finansowe, Sekretarzem i Radcą Prawnym – pod względem formalno-
prawnym,
3)innymi referatami, jeżeli uchwała zawiera w stosunku do nich nowe
zadania lub nakłada określone obowiązki,
2.uzasadnić projekt uchwały o ile uzasadnienie nie wynika z innego
opracowania załączonego do projektu,
3.przedłożyć projekt uchwały Burmistrzowi nie później niż tydzień przed
ustaleniem programu sesji.

§ 31

Burmistrz przyjmuje projekt uchwały i przekazuje go Przewodniczącemu Rady Miejskiej.
§ 32

1.Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały powinien zawierać
w szczególności:
1)skonkretyzowane zadania do wykonania,
2)środki i metody działania,
3)jednostki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań,
4)planowane terminy wykonania zadań,
5)kontrole przebiegu wykonania uchwały,
6)terminy okresowego informowania Burmistrza o przebiegu wykonania
uchwały.
2.Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały przekazuje się w ciągu 3 dni
od daty zatwierdzenia przez Burmistrza:
1)wszystkim jednostkom, które otrzymały uchwałę,
2)jednostkom, którym w harmonogramie wyznaczono zadania i obowiązki.

§ 33

Wiodąca jednostka organizacyjna oraz jednostki wykonujące uchwałę
w całości lub części, zobowiązane są do przygotowania:
1)projektów wszelkich aktów Burmistrza niezbędnych do wykonania uchwały,
2)informacji i sprawozdań Radzie o wykonaniu uchwał.

§ 34

1.Ewidencję uchwał Rady skierowanych do wykonania Burmistrzowi
prowadzi Referat Organizacyjny w postaci rejestru.
2.Rejestr uchwał prowadzony jest wg wzoru:
1)liczba porządkowa,
2)numer uchwały i data jej podjęcia,
3)przedmiot uchwały,
4)koordynator, nr teczki rzeczowej,
5)jednostki realizujące,
6)zadania do wykonania,
7)sposób realizacji,
8)termin realizacji,
9)uwagi.
§ 35

Zasady wydawania zarządzeń Burmistrza
1)Burmistrzowi Białej Piskiej jako organowi wykonawczemu
Gminy Biała Piska przysługuje prawo wydawania zarządzeń, w celu
wykonywania uchwał Rady Miejskiej i innych zadań określonych
przepisami prawa, a w szczególności:
a)powoływanie i odwołanie zastępcy i określenie ich liczby,
b)zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych
podległych Gminie Biała Piska,
c)zarządzanie ewakuacji z obszarów bezpośrednio zagrożonych,
d)w sprawach objętych zakresem nadzoru Regionalnej Izby Obrachunkowej,
e)w sprawach, które uchwałą Rady Miejskiej zostały powierzone
Burmistrzowi Białej Piskiej,
f)wydawanie przepisów porządkowych w sprawach, które nie cierpią zwłoki.
2.Projekt zarządzenia z wnioskiem do Burmistrza Białej Piskiej
przygotowany jest w określonym referacie lub komórce organizacyjnej,
3.Projekt zarządzenia winien być uzgodniony, a następnie parafowany przez
wszystkich zainteresowanych, tj. Kierownika Referatu przygotowującego
projekt, Radcę Prawnego pod względem formalno-prawnym , Skarbnika,
jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki
finansowe, innych Kierowników Referatów, z którymi projekt był uzgadniany
branżowo,
4.Każdy projekt zarządzenia musi posiadać szczegółowe uzasadnienie
merytoryczne, prawne i celowościowe na załączonym wniosku,
5.W pozostałych sprawach komplet dokumentów przekazuje się Sekretarzowi
Gminy, który koordynuje wydawanie pozostałych zarządzeń,
7.W przypadku konieczności naniesienia poprawek w projekcie odpowiedzialny
Kierownik Referatu dokonuje ich i przekazuje Sekretarzowi lub Skarbnikowi
w ciągu dwóch dni od powzięcia informacji,
8.Referat Organizacyjny Urzędu Miejskiego prowadzi Centralny Rejestr
Zarządzeń Burmistrza Białej Piskiej oraz nadaje numery. Otrzymują one
w ciągu kadencji kolejne numery począwszy od powzięcia informacji,
9.Zarządzenia są udostępniane na podstawie ustawy o dostępie do informacji
publicznej,
10.Oryginały Zarządzeń przechowuje się w zbiorze znajdującym się
z Referacie Organizacyjnym Urzędu.



ROZDZIAŁ VII

KONTROLE WEWNĘTRZNE I ZEWNĘTRZNE

§ 36

1.Kontrola jest formą działania uprawnionych do jej sprawowania organów lub
poszczególnych pracowników Urzędu.
2.Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych
nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone
nieprawidłowości oraz określenie sposobów ich naprawienia.
3.Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu
dokonywana jest pod względem :
1)legalności,
2)gospodarności,
3)rzetelności,
4)celowości,
5)terminowości,
6)skuteczności.
§ 37

1.Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:
1)Burmistrz, Zastępca, Sekretarz oraz kierownicy w stosunku do pracowników
bezpośrednio im podległych,
2)Skarbnik lub wyznaczony pracownik Referatu Finansowego w zakresie
przyznanych mu uprawnień,
2.Obowiązki Kierowników w zakresie kontroli wewnętrznej polegają na
sprawdzeniu prawidłowości stosowania przepisów prawa materialnego oraz
przepisów regulujących postępowanie administracyjne, udzielaniu
wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu:
1)prawidłowości załatwiania spraw i obsługi interesantów,
2)terminowości załatwiania spraw,
3)prawidłowości obiegu akt,
4)prawidłowości prowadzenia spisów spraw i rejestru spraw,
5)prawidłowości pobierania opłaty skarbowej,
6)prawidłowości stosowania przepisów,
7)przestrzegania zasad zachowania i dyscypliny pracy przez pracowników.





§ 38

Kontrolę zewnętrzną wykonują, w zakresie przyznanych im uprawnień:
1.przedstawiciele administracji rządowej w ramach zadań zleconych
gminie przez tę administrację,
2.Skarbnik lub upoważniona przez niego osoba, w stosunku do jednostek
nadzorowanych w zakresie:
1)wykonywania budżetu i planu finansowego,
2)zadań zleconych gminie.

§ 39

1.Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób zapewniający bezstronne
i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej
komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska oraz rzetelne jego
dokumentowanie i ocenianie wg kryteriów określonych w § 36 ust. 3.
2.Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku
postępowania kontrolnego.
3.Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne
z prawem, a w szczególności:
1)dokumenty,
2)wyniki oględzin,
3)zeznania świadków,
4)opinie biegłych,
5)pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 40

1.Z przeprowadzenia kontroli sporządza się protokół kontrolny, opatrzony
podpisem kierownika komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego
kontrolowane stanowisko.
2.W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osoby wymienione
w ust.1, osoby te obowiązane są do złożenia na ręce kontrolującego,
pisemnego wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.
3.Protokół , o którym mowa w ust.1 sporządza się w trzech egzemplarzach,
z których jeden otrzymuje Sekretarz.
4.Sekretarz gromadzi pełną informację o wynikach wszystkich kontroli
przeprowadzonych w Urzędzie.




ROZDZIAŁ VIII

OBIEG KORESPODENCJI

§ 41

1.Pracownik Sekretariatu przyjmuje korespondencję, stawiając na niej datę
wpływu i następnie przekazuje korespondencję imiennie adresowaną do
Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
2.Pozostała korespondencja w całości jest dekretowana przez Sekretarza Gminy
i po zadekretowaniu kierowana do poszczególnych referatów.

§ 42

1.Pracownik Sekretariatu zgodnie z dyspozycją rozdziela ją na referaty
i rejestruje w rejestrze korespondencyjnym.
2.Pobranie korespondencji z sekretariatu odbywa się za potwierdzeniem
odbioru przez pracownika Urzędu.

§ 43

1.Obieg korespondencji między referatami jest bezpośredni.
2.Obieg akt między referatami odbywa się za pokwitowaniem odbioru.

§ 44

1.Pobierania korespondencji z poczty, jak również jej odnoszenia, dokonuje
wyznaczona i uprawniona przez Burmistrza osoba,
2.Korespondencję do wysłania w danym dniu należy złożyć w Sekretariacie do
godz.13.00,
3.Sekretariat nie wysyła korespondencji, na której brakuje pieczęci Urzędu lub
gdy jest ona źle zaadresowana.

§ 45

Szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
(Dz. U. Nr 112, poz.1319 ze zm.).





ROZDZIAŁ IX

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 46

Do podpisu Burmistrza zastrzega się:
1.zarządzenia, decyzje o charakterze zarządzenia, decyzje o charakterze
ogólnym oraz pisma ogólne,
2.uzasadnienia projektów uchwał oraz wystąpienia kierowane do Rady,
3.odpowiedzi na wnioski posłów, senatorów i radnych,
4.wystąpienie kierowane do urzędów administracji rządowej i jednostek
samorządu terytorialnego,
5.pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych.

§ 47

Zastępca Burmistrza podpisuje:
1.w zastępstwie Burmistrza – odpowiedzi na sprawy określone w § 46,
w przypadku nieobecności Burmistrza,
2.inne pisma i decyzje zgodnie z upoważnieniami Burmistrza wynikającymi
z podziału zadań między Burmistrzem i Zastępcą,
3.pisma wychodzące z nadzorowanych referatów.

§ 48

Sekretarz Gminy podpisuje:
1.z upoważnienia Burmistrza- pisma, w przypadku nieobecności Burmistrzów,
2.pisma, decyzje - zgodnie z odrębnym zarządzeniem.

§ 49

1.Oświadczenia woli w imieniu gminy, w zakresie zarządu mieniem, składa
Burmistrz,
2.Burmistrz może upoważnić do reprezentowania gminy swojego
Zastępcę jednoosobowo lub wraz z inną upoważnioną osobą.

§ 50

1.Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań
pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika lub
osoby przez niego upoważnionej,
2.Jeżeli Skarbnik odmówił kontrasygnaty, dokona jej jednak na pisemne
polecenie Burmistrza, powiadamiając o tym Radę oraz Regionalną Izbę
Obrachunkową .
§ 51

Dokument przedstawiony do podpisu powinien zawierać na kopii nazwisko
i stanowisko pracownika, który opracował dokument wraz z jego podpisem oraz podpisem radcy prawnego.

§ 52

Kierownicy Referatów podpisują pisma, które nie zostały zastrzeżone do podpisu Burmistrzów lub Sekretarza, wynikające z zakresów działania referatów oraz z indywidualnych upoważnień Burmistrza.

§ 53

Pracownicy Urzędu podpisują pisma wg upoważnień wynikających z ich zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi, imiennymi upoważnieniami.

§ 54

Przy podpisywaniu pism i decyzji należy stosować pieczęcie według ustalonych wzorów w zarządzeniu.

ROZDZIAŁ X

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 55

Kierownicy mają obowiązek:
1.zapoznać pracowników w terminie dwóch tygodni od daty wejścia
w życie postanowień Regulaminu z jego treścią oraz zapoznać pracowników
nowo zatrudnionych przy podjęciu przez nich pracy,
2.egzekwować przestrzeganie postanowień Regulaminu przez pracowników,
3.dostosować zakres działania referatów do ustaleń zawartych w Regulaminie,
4.przedłożyć zakresy czynności pracowników do zatwierdzenia Sekretarzowi
w terminie 14 dni od daty wejścia w życie Regulaminu.





§ 56

Z dniem wejścia w życie regulaminu tracą moc zarządzenia Burmistrza Miasta
i Gminy Biała Piska w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 24/03 Burmistrza Miasta i Gminy Biała Piska z dnia 25 lipca 2003 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Białej Piskiej o numerach: Nr 29/03 z dnia 14 października 2003 r., Nr 35/04 z dnia 13 stycznia 2004 r., Nr 49/04
z dnia 31 maja 2004 r., Nr 58/04 z dnia 30 czerwca 2004 r., Nr 62/04 z dnia
30 września 2004 r..
§ 57

Wykonanie uchwały powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 58

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Burmistrz
Andrzej Kurzątkowski